Зростати ефективно: як YouScan масштабувала HR-процеси за допомогою PeopleForce
Будь-яку статтю можна зберегти в закладки на сайті, щоб прочитати її пізніше.
Режим читання збільшує текст, прибирає все зайве зі сторінки та дає можливість зосередитися на матеріалі. Тут ви можете вимкнути його в будь-який момент.
Як автоматизувати HR-процеси, щоб вони масштабувалися разом із вашим бізнесом? Яка HR-система допоможе керувати розподіленою командою і наймом у 15 країнах?
Впоратися із цими викликами з підтримкою HR-системи PeopleForce змогли в YouScan — продуктовій ІТ-компанії, яка розробляє систему моніторингу соціальних медіа із ШІ-функціями. Має розподілену команду в 15 країнах і веде бізнес по всьому світу.
Який вигляд у HR-системи, що реагує на будь-які зміни в компанії, розповіла Vector Chief People Officer у YouScan Галина Марчук.
Яким був запит YouScan
Human Resource Management System (HRMS) — це програмне забезпечення для автоматизації та оптимізації управління талантами. Вибір HRMS залежить від потреб вашої компанії та завдань, які вона має розв’язувати.
«Ми в YouScan шукали HRM-систему, яка дозволяє будувати й підтримувати процеси, що постійно змінюються та розвиваються. Мене вразила гнучкість продукту PeopleForce. Цю HRMS можна повністю налаштувати під потреби бізнесу. Наприклад, створити права доступу, автоматизовані воркфлоу, політики відсутностей, побудувати процес найму», — пояснила Chief People Officer у YouScan Галина Марчук.
Проблеми й виклики, які постали перед YouScan
Галина Марчук каже, що до впровадження PeopleForce ризик помилок і неточностей через несистемне зберігання даних та їхню ручну передачу був основною проблемою. Рутинні завдання забирали багато часу. Відстежувати історію змін було просто неможливо, а зростання найму потребувало більш прозорих процесів для хайринг-менеджерів.
Також необхідно було навести лад з аналітикою, яка впливала на ухвалення стратегічних рішень, та репортами для менеджменту, команди й інвесторів.
Автоматизація процесів — головне рішення
Автоматизація в HR-процесах спрощує рутинні завдання, такі як рекрутинг, облік даних, аналітика. Це дозволяє HR-фахівцям економити час та приділяти більше уваги стратегічним цілям, створюючи персоналізований досвід для співробітників.
«Рішення про інтеграцію HR-платформи PeopleForce стало головним етапом масштабування HR-бізнес-процесів. Важливим аспектом адаптації була оперативна підтримка з боку success-менеджера PeopleForce. Декілька разів PeopleForce навіть розробляв окремі функції під наші запити», — пригадує Галина Марчук.
Існує міф, що HR-автоматизація складна й потребує спеціальних навичок від HR-спеціалістів. Утім, HRM від PeopleForce адаптивна, кастомізована й проста в користуванні. Крім того, первинна міграція даних здійснюється вендором. Тому насправді ніякої складної підготовки не потрібно — достатньо добре орієнтуватись у бізнес-процесах компанії та потребах менеджерів.
Ви отримуєте рішення під свої завдання без зайвих затримок. Також автоматизація допомагає будувати відносини в команді та розвивати бренд роботодавця.
«Автоматизацію варто запровадити для того, щоб мати змогу більше уваги приділяти співробітникам як особистостям.
HRМ-система фактично вивільнює час і ресурс на те, щоб HR ставав більш стратегічним та персоналізованим.
Вендор часто каже: “Зосередься на тому, що найважливіше для вашого бізнесу — на людях”», — додає Галина Марчук.
Після успішного впровадження CoreHR функціоналу YouScan під’єднав продукт Recruit для автоматизації найму. Зараз активно користується продуктом Perform для управління цілями співробітників та департаментів. Команда дуже цінує те, що все це можна робити на одній платформі.
Головні результати впровадження PeopleForce
- Економія часу до 60%: автоматизація дозволяє HR-фахівцям брати в роботу нові завдання, виконуючи плани та дотримуючись загальної стратегії;
- розширення найму: завдяки автоматизації процесів рекрутингу можна залучати таланти навіть у динамічних умовах;
- оброблення великих обсягів інформації: система спрощує управління даними про працівників, дозволяє швидко формувати аналітику та надавати інвесторам детальні звіти про основні HR-метрики;
- збереження корпоративної культури: гнучкість налаштувань дозволяє враховувати унікальність процесів і цінностей компанії, що сприяє формуванню міцної корпоративної ідентичності;
- зниження ризику помилок: автоматизація документів та процесів мінімізує ручну працю, усуваючи ризик неточностей і втрати важливої інформації.
Після впровадження PeopleForce ми почали витрачати приблизно на 60% менше часу на операційні завдання.
Як каже наш фаундер: “Я хочу вивантажити цю задачу з голови й знати, що вона робиться”. Тобто з впровадженням HRMS як менеджмент, так і інші співробітники, можуть фокусуватися на своїй прямій діяльності. Це перше. Друге — економія грошей на ручній праці. Продукт PeopleForce дозволяє оптимізувати процеси так, щоб ми могли маленькою командою робити більше», — ділиться Галина Марчук.
Яким бізнесам підійде PeopleForce?
Усі HRM-системи різні. Як і бізнеси зі своїми потребами. Тому універсального рішення, яке підходило б абсолютно всім компаніям, не існує, вважає Галина Марчук. Утім, гнучкість, оперативність та реакція на реальні потреби бізнесу роблять PeopleForce ідеальним рішенням для YouScan.
«По-перше, це український продукт, створений для реальних потреб локального бізнесу. Відкритий діалог із вендором, швидка й людяна підтримка, доступна українською та англійською, роблять співпрацю максимально комфортною.
PeopleForce допомагає зберігати те, що вже працює добре. Додає зручності, а отже, й ефективності, там, де це потрібно, заощаджуючи ваші час і ресурс», — пояснює Chief People Officer у YouScan Галина Марчук.
Якими є HR-процеси майбутнього?
Трендами 2025 року в HR є інклюзивність, підтримка фізичного й ментального здоров’я, а також баланс між особистим і професійним життям. Сучасні HR-системи, такі як PeopleForce, допомагають компаніям впроваджувати ці підходи.
Наприклад, додають гнучкості у створенні політик відсутностей, від відпусток із догляду за дитиною і сабатікалів до відсутностей на період проходження військової служби (military leave), відповідно до потреб співробітників. Прозорі командні календарі дозволяють працівникам оптимально планувати робочий та особистий час, а централізація даних спрощує підтримання гендерного балансу.
Усе це допомагає компаніям трансформувати управління персоналом у стратегічну перевагу.
«Завдяки інноваціям бізнес стає ефективнішим. Ми продовжуємо зростати, і нам важливо бути швидкими й гнучкими, водночас не втрачати якості взаємодії та фокусу на нашій неймовірній команді. Тож ми дуже цінуємо партнерства, які нас у цьому підтримують», — резюмувала Chief People Officer у YouScan Галина Марчук.
Партнерські матеріали
