Як стартапу налаштувати операційку в Notion та не тільки — чеклист з 23 пунктів

Як з ними працювати?

1. Створити у Google Sheets або Notion (якщо він є вашою операційною системою) таблицю. У першому стовпці — проблеми, які розв’язуємо.
2. Другий стовпець — департамент (сейлз, маркетинг тощо). Кількість департаментів росте разом з бізнесом. Цілком органічно, якщо спочатку це будете ви і ви, або ви й ще декілька людей.
3. Третій стовпець — оцінка. Важливо провести аудит щодо кожного блока в кожному департаменті і поставити бал від 1 до 6.

4. Додати слабкі місця департаменту в колонку «blocks to work on».

5. Поставити в пріоритет пропрацювання визначеного слабкого місяця у кінці аудиту.

До прикладу, якщо у мене блок називається довгострокове планування, я роблю аудит в напрямку маркетинг. Розумію, що наразі, готова поставити 4 бали. Виділяю, наприклад, серед блоків «звітність довгострокового планування», бо саме її мені не вистачає у довгостроковому плануванні маркетингу. 

Знаю, що зараз ми працюємо над дашбордами в цьому департаменті, тому пріоритетність ставлю низьку. Розумію, що можу взятися за блок лише після дашбордів. 

Важливо: не перепрацюйте тут, не оцінюйте блок у розрізі ідеального бізнесу. Дивіться на нього через призму того, що потрібно вам на поточному етапі.

Чеклист

Зупинімося на кожному з 23 пунктів, щоб полегшити процес аудиту процесів.

1. Довгострокове планування 

Сюди входять: стратегічна сесія, roadmap дорожня карта , звіти керівників, що демонструють досягнення довгострокових цілей, регулярні командні звіти, регулярний аналіз фактичних даних, квартальні зустрічі, live-дашборли, які показують, як ми зараз досягаємо цілей, декомпозиція ОКR OKR — це методологія постановки і реалізації цілей. Її основна перевага в тому, що вона заточена на отримання потрібного результату протягом певного періоду (найчастіше це квартал). У структуру OKR також входить декомпозиція Key Results — розбивка їх на Key Tasks і Key Actions. Це потрібно, щоб зробити OKR-цілі робочими, а не лише прописаними на папері. Text , live-результати в рамках OKR. 

Головне питання, яке варто поставити собі, — чи перебуваю я на тій стадії, коли потрібно планувати наперед на рік. Можливо, ми рухаємося з такими змінними, що планування раз на квартал поки достатньо. 

Інструмент: Notion-шаблон. 

2. Короткострокове планування

Якщо ви плануєте довгостроково, то чи робите ви декомпозицію на короткострокові цілі? Чи кожна команда знає, як рухатися до досягнення довгострокових цілей у рамках тижня та місяця? 

Інструменти: Notion-шаблон, вказаний вище, — щоб можна було зробити декомпозицію проєктів. Чудовим простим інструментом є Tasks у Google та забивання усіх задач у Google Calendar. Щоб краще контролювати ситуацію за всіма напрямами, раджу зробити шаблони у Asana

3. Система єдиного фінансового дашборду

Виведіть усі фінансові планові та фактичні показники у дашборд, щоб розуміти ситуацію на щотижневій/щомісячній основі. Важливо ділитися даними з вашими керівниками напрямів, а також основною інформацією з усією командою на щомісячних зустрічах.

4. Доступність даних

Кожен має знати, де шукати потрібну інформацію та за якими правилами її створювати, щоб всі мали доступ до актуальних даних. А найголовніше за якою логікою її зберігати та кому давати доступ.

Інструмент: картка навігації по Google Disc та інструкція логіки створення документів та файлів у компанії.

5. Використання тулзів 

Наприклад, Notion, Clockify, Asana. Упевніться, що те, як ви використовуєте або бачите, як мають бути застований цей софт, поширюється на всю команду. Тут найкраще допоможуть короткі Loom-відео, де ви ділитеся основними лайфхаками використання й взагалі розповідаєте, яка роль тулзів у вашій компанії.

Повірте, не всім вистачає наснаги навіть інтегрувати Slack з Gmail, щоб отримувати сповіщення.

6. Менеджмент команд всіх рівнів

Ви знаєте, яка у вас система менеджементу? Члени вашої команди знають, що очікувати від вас і — як наслідок — що вимагати від своїх команд? 

Інструмент: Loom-запис, де ви розповідаєте, які переваги вашого підходу й чому він працює для вас. Головне — які його прояви у повсякденній роботі з вами. Дайте знати колегам, якщо ви, наприклад, можете ввірватися посеред дня в їхню роботу й попросити виконання завдань тут і зараз. Або ж навпаки випасти на три дні — і очікуєте самостійної роботи кожного.

7. Розвиток напрямків

Банально звучить, еге ж? А тепер зупиніться й дайте собі відповідь, чи зафіксовано у вас десь те, як ви розвиваєте команду девелоперів? Чи можуть вони до вас прийти й попросити про оплату профільного навчання? Чи ведете ви Slack-wiki?

Інструмент: описаний гайд у Notion або Google Doc для початку, де ви простими словами кажете: «Ок, хочеш вчитися? Приходь до мене, дай запит. О, є чим поділитися — пиши в наш Slack. Маєш бажання вести рубрику навчання? Ще краще, будеш мати бонус». 

Поділіться з вашою командою, що вам це важливо, вербалізуйте очевидне й побачите, як підкріплення стимулює дії.

8. Система поширення знань  

Чи маєте ви сформоване правило, як ключові гравці або ті, хто проходить курси, діляться знаннями? У Slack-чаті? На сторінці у Notion? На щотижневих зустрічах? Зробіть систему колообігу знань у компанії, щоб вони поширювалися між членами команди. Так зростатиме загальний капітал ідентичності.

9. Система оцінки та мотивації команди 

І ні, не будуть всі завжди приходити й повідомляти, що вони хочуть зростання або що їм потрібні нові цілі. Навіть найвмотивованіші з часом потребуватимуть настанов і великих цілей, щоб розбиратися, як туди іти. Переконайтеся, що кожен з членів команди знає, куди рухається в рамках наступних пів року.

Інструмент: Notion шаблони або Google Sheets. Не намагайтеся вигадати велосипед. Якщо людина має одну-дві особисті цілі, два-три професійні скіли на для досягнення наступні пів року — цього достатньо. A-players зможуть промалювати шлях самостійно, джунам може знадобитися ваша допомога.

10. Система оновлення внутрішніх документів

Встановіть раз на два-три місяці кілька годин в Google Calendar, коли всі творці внутрішніх інструкцій, правил і документів заходять оновити інформацію там. Ціна помилки неоновленої інформації може коштувати кілька годин новачку, який не знав про неактуальність якогось з процесів. Цей процес має бути системним у календарі.

11. Система заробітної плати

Опишіть те, як у вас працюють нарахування; яким способом, як часто, які бонуси, штрафи, як комунікувати про підвищення, чи можна брати аванс, хто сплачує податки, чи є бухгалтер. Звичайної інструкції у Notion буде цілком достатньо. Переконайтеся, що кожен знає, відповідно до пункту 9, як зростати й у плані заробітної плати. Зніміть табу з цієї теми.

12. Онбординг

Моя улюблена частина, яка дає можливість зекономити до 40 годин, якщо правильно сформувати систему.

Інструмент: Notion-сторінка, якщо якнайпростіше. Але є безліч і платних тулзів. У Notion додайте всі організаційні питання, над якими працюєте, правила компанії, систему календаря компанії і інше. Людина проходить організаційний онбординг, опісля — онбординг за напрямком, у кінці — ставить запитання. Ви економите собі майже тиждень часу, давши людині розібратися з усім самостійно за чіткими інструкціями.

12. Перелік процесів, які ви робите щотижнево, щомісячно, щоквартально

У компанії з часом накопичується така кількість документів та процесів, що їх складно тримати в голові. У такому випадку слід створити таблицю для кожного департаменту, куди будете додавати всі процеси та таблиці, які слід вести і з якою періодичністю. Це дуже допомагає не забувати оновлювати, наприклад, списки членів команди у всіх системах і економити на підписках. Або ж вчасно оновлювати організаційну структуру компанії.

13. Система звітності

Обов’язково зобразіть чи у Notion, Figma чи просто в Google Sheets, хто кому звітує і який прийнято формат. Якщо вимагаєте один тип звітів від керівників, а вони, своєю чергою, інші від команди, краще об’єднати це в єдину красиву таблицю з частотою та форматами. Це дасть прозору систему звітності. 

14. Система написання інструкцій

Коли компанія починає рости, кожен починає хаотично створювати різні інструкції до процедур. Потім це все накопичується — і має прийти людина, яка всі їх перепише та приведе до одного формату. Та навіщо чекати цього моменту, якщо ви можете відразу записати Toggle, де опишите, як створюються інструкції. Тоді всі ініціатори робитимуть це в одному форматі, який ви визначили, як найбільш дієвий. 

15. Tone of voice

Думаєте, це лише про маркетинг? Але ні. Коли заходять нові члени команди (особливо, які комунікують зі світом назовні та клієнтами), вони повинні мати документ, де регламентовано прийнятний формат комунікації від імені компанії. Наприклад, чи це буде звертання на «ти» чи на «ви», чи додаємо ми смайлики, чи пишемо неформально тощо.

16. Система правил компанії

Я щиро люблю цей пункт, оскільки у ньому зазвичай криється найбільше скарбів компанії. Тут і про те, коли йти у відпустку, як комунікувати всередині, які правила нарахування зарплати, як створювати підпис до листів, до кого звертатися в різних випадках. 

Інструмент: Notion-перелік правил компанії, де будуть розписані всі випадки, з якими може стикнутися член команди з моменту приходу в компанію до оффбордингу. Loom, який буде супроводжувати кожен блок, вітається.

17. Система опитувань

З часом питань до команди (типу eNPS eNPS (Employee Net Promoter Score)  Метод оцінки лояльності співробітників. Він визначає ймовірність того, що людина порекомендує компанію як місце роботи, та допомагає HR-у зрозуміти, що подобається або не подобається співробітникам у компанії на поточний момент. , фідбеку на продукт, їхніх побажань щодо пільг) стане дуже багато. І вкрай важливо не робити це хаотично різними Google-формами з акаунтів різних членів команд. Пам’ятайте, що історичні дані — найцінніше, що може бути для аналізу, тому так важливо зберегти їх у правильному вигляді.

Інструмент: робіть всі опитування за допомогою Google Forms з одного акаунту. Зберігайте результати в окремих теках або ж оплатіть Polly для вашого Workspace, щоб всі опитування зберігалися там.

18. Система поширення новин

Опишіть те, як ви бачите процес поширення новин і завдань у команді. Зазвичай маленькі новини пишуться у Slack напряму, великі ж зміни надсилаються емейлами. Дехто вводить правило, що завдання, які не були поставлені у Asana (або ж у інших task-трекерах), не вважаються дійсними. Зважайте, що від того, як ви ділитися новинами, залежить швидкість надходження інформації, реальність втілення планів і обізнаність команди про останні зміни. 

19. Система зустрічей 

• За скільки днів можна ставити зустрічі?
• Куди пишемо адженду? 
• Де ведемо ключові поінти дзвінків і пишемо саммері? 
• Хто відповідає за фоллоу ап? 
• Яка кількість зустрічей допускається? Хто визначає доцільність зустрічей? 

20. Система фідбеку

Як ви збираєте фідбек — формою 360, на зустрічах віч-на-віч, раз на квартал з організаційним психологом, щотижня на стендапах? Можливо, вам очевидно, що ви відкриті і даєте фідбек. Але не всі ростуть в оточенні постійного зворотнього зв’язку. Тому важливо про це комунікувати й постійно нагадувати, як працює ця система у вас.

21. Система відпусток, dayoffs, sick leaves

А що робить ваша команда, коли їм потрібно поїхати в гори, взяти вихідний на забіг, або якщо вони себе погано почувають ментально або фізично? Чи знають вони, що робити в таких випадках? Чи вони вигорають, пишуть вам в особисті, а ви погоджуєте все підряд, потім забуваєте й пів дня смикаєте у Slack людину, думаючи, що вона вас ігнорує?

Інструмент: Google Form інтегрована у Slack або Bamboo (якщо вас вже досить багато). А також — деталізований опис, де будуть відповіді, що якщо: людина на випробувальному, використала свої лікарняні, має 30 накопичених додаткових вихідних, хоче піти у відпустку на місяць.

22. Система розвитку в різних напрямках

Часто на ранніх стадіях стартапів у команди беруть трудовитих джунів, які потім зростають у компанії, і хочуть долучатися до різних напрямків. Якщо вам це окей, дайте цьому простір, ростіть класних проактивних лідерів всередині. Але знову ж таки — майте правило, яке комунікує те, як та чи інша людина може перейти між напрямами або брати проєкти інших департаментів.

23. Функції кожної людини

Досвідчені фаундери знають, що робити перелік функцій — не дуже вдячна справа, бо він змінюється чи не щодень у стартапі. Тому варто шукати вихід — відкрийте Google Doc або Notion та перелічіть там основні зони відповідальності людини. Нехай завдання різняться, але зона, де вона може творити, окреслена й змінюється не частіше, ніж раз на пів року. 

Висновки

Усі вище вказані процеси найкраще описувати в одній системі, щоб їх було легко поширювати для новеньких та швидко оновлювати. Наприклад, я завжди все формую на основі Notion, який служить операційною системою. Там описуються правила, відбувається взаємодія між членами команди, формується онбординг, робляться інтеграції з сторонніми програмами та ведуться OKR для команди. 

Знаю, що є спокуса аби все вище існувало на словах, щоб зберегти гнучкість і могти змінювати правила за секунду. Але пам’ятайте, чим більше ввідних для членів команди, тим легше їм працювати.

Чим більше помірної структуризації, тим легше керувати даними й робити висновки. А дані й злагоджена команда — запорука руху уперед.

Або ж, фаундере ранніх стадій, найми собі COO. Нехай налаштує всі процеси, а ти зможеш займатися продуктом, якщо він тобі більше до душі!

Реклама у Vector

Знайшли помилку? Виділіть її і натисніть Ctrl+Enter