Як правильно вести фінанси, коли ваш продукт — це сервіс. Гайд від fuelfinance
Будь-яку статтю можна зберегти в закладки на сайті, щоб прочитати її пізніше.
Режим читання збільшує текст, прибирає все зайве зі сторінки та дає можливість зосередитися на матеріалі. Тут ви можете вимкнути його в будь-який момент.
Уявімо, що ви керуєте бізнесом, який надає послуги. Наприклад, невеликим агентством. Справи ніби йдуть добре, але ви не завжди розумієте, куди зникає дохід, які проєкти принесли найбільший прибуток, або не можете оцінити ефективність залучення клієнтів. На ці та інші питання можна відповісти лише за допомогою правильно вибудуваного фінансового менеджменту.
У своїй колонці Financial Manager Fuelfinance Олександр Рябуха розповів про особливості системи фінансового управління сервісними B2B-компаніями, звернув увагу на її ключові елементи та дав рекомендації щодо створення.
Що таке сервісні компанії та в чому їхні особливості
Головна відмінність сервісних B2B-компаній — продукт (у вигляді послуги), націлений на збільшення ефективності бізнесу клієнта. До них належать креативні агентства, дизайнерські, конструкторські й архітектурні бюро, фінансові, страхові компанії, які надають послуги іншим бізнесам.
Вони також відрізняються організаційно. Зазвичай основний ресурс таких компаній — спеціалісти, а головна стаття витрат — їхня заробітна плата. Вони купляють години власних працівників з усім їхнім досвідом та продають клієнтам за вищу ціну, додаючи до цього власні бізнес-стандарти.
Також сервісні B2B-компанії — як правило, проєктний бізнес. Тобто кожен клієнт виділяється як окремий проєкт із окремою командою. Це змушує заміряти кожен проєкт/клієнта на:
- витрати;
- маржинальність;
- вартість залучення одного клієнта;
- скільки з вами живе клієнт;
- скільки приносить доходу протягом всього життєвого циклу.
Чому власникам сервісного бізнесу потрібен фінансовий менеджмент
Сервісні компанії не налаштовують в себе систему фінансового обліку, бо власники часто не розуміють, що це взагалі дає, крім зайвих витрат на ведення.
Тому розберемо додаткові цінності, які отримують власники від налаштованої фінансової системи:
- Розуміння, скільки коштів є зараз, а також очікувань залишків на найближчі місяці. Тобто зменшення ризиків, що в якийсь момент несподівано в компанії не вистачить коштів на зарплати (відомий багатьом касовий розрив).
- Розуміння «куди зникає отриманий дохід». Аналіз структури та динаміки витрат, визначення потенціалу оптимізації.
- Розуміння прибутковості окремих проєктів та напрямків компанії. Правильна система обліку допомагає визначити не лише доходи, а й усі витрати компанії, розподілені на проєкти.
- Збільшення впевненості в майбутньому компанії завдяки побудованій системі прогнозування та постійного коригування планів.
- Оцінка ефективності залучення клієнтів. Збираються дані витрат на залучення клієнтів та порівнюються з тим, скільки компанія на них заробила.
- Наявність фінансових і операційних показників, постійний системний щотижневий/щомісячний аналіз може вивести B2B-компанії зі стандартної пастки: то немає проєктів, то немає кому робити ці проєкти. Можна побудувати й стабільну воронку, і прогнозоване зростання, і вчасно набирати людей в команду
Це не вичерпний перелік цінностей. Проте вони підходять майже всім компаніям. Без системи фінансового обліку важко мати всі ці складові.
З чого почати
Фінансова система повинна включати:
- побудову трьох основних фінансових звітів (Cash Flow, Profit & Loss, Balance Sheet);
- прогнозування;
- планування грошового потоку;
- аналіз проєктів та вартості години.
Це виглядає складно, а тому спочатку зникає будь-яке бажання братися за цю справу. Саме тому будувати систему фінансового обліку в компанії потрібно поступово, оцінюючи власні можливості та потреби.
Контроль
Мінімально необхідна база — налаштувати контроль грошей. Він включає фіксацію усіх рухів коштів, як банком, так і готівковими касами. Важливо фіксувати кожну транзакцію окремо з датою, сумою, рахунком та описом операції. Варто в кожній одразу визначити категорію доходів і витрат.
Такий облік достатньо просто налаштувати в Google Sheets, Excel або в нашій системі Fuel Cloud.
На основі цих транзакцій можна збирати звіт із руху грошових коштів, агрегуючи їх у зведену таблицю за місяцями та категоріями.
Планування
Це допоможе подолати найрозповсюдженішу проблему бізнесів — касовий розрив. Планування зазвичай реалізують за допомогою платіжного календаря. Так називають таблицю, в яку вносять планові надходження та витрати, в яких є впевненість на 90%.
Потім виводять актуальний поточний залишок та бачать, чи вистачає бізнесу коштів на найближчі один-два місяці. Це допомагає заздалегідь підготуватися до касового розриву чи уникнути його — перенести велику оплату, нагадати клієнтам про борги, взяти кредит.
Розподіл часу співробітників
Фактично завдання сервісної B2B-компанії — найбільш ефективно розподілити час працівників між проєктами, а разом із цим — усі витрати бізнесу. Для аналізу потрібно побудувати систему трекання годин працівників між проєктами. У неї є кілька рівнів використання часу, які відрізняються складністю, трудовитратами, а також точністю та глибиною отриманої аналітики.
Найбільш точний спосіб — налаштування процесу, коли кожен співробітник фіксує, скільки годин він витратив на певне завдання чи проєкт. Наприклад, ми так робимо в програмі Clockify. Але можна використати і його аналоги — DeskTime, Toggle, Bitrix.
Ми збираємо дані про використання годин в єдину базу та щотижня оновлюємо аналітику. У ній бачимо, скільки часу витратили працівники на кожен із проєктів. Так, знаючи вартість години кожного співробітника, бачимо поточну суму витрат на проєкт, порівнюємо їх із бюджетом та заздалегідь коригуємо плани щодо його завершення. Особисто нам це ще й дало чітке розуміння, які послуги насамперед автоматизувати та як із цього зробити продукт.
Врахуйте, що для створення такої системи потрібен високий рівень дисципліни всіх працівників та додаткові витрати робочих годин на щоденну фіксацію витрат часу.
Якщо таке поки неможливо реалізувати — використовують більш суб’єктивний підхід. Щомісяця керівник чи працівник проставляють у відсотковому співвідношенні, скільки часу пішло на кожен проєкт. Звісно, суб’єктивна оцінка може мати суттєву погрішність, але вона все одно дає доволі точну картину ситуації.
Приклад простого розподілення
Як прогнозувати сервісний бізнес
Ще одна складність сервісного B2B-бізнесу — прогнозування, коли зайде новий клієнт і скільки доходів компанія від нього отримає.
Для прогнозування сервісного бізнесу потрібно відштовхуватися від воронки продажів. Спочатку збирається історична інформація про середньомісячну кількість нових лідів, відсоток конверсії з ліда в продажі, період конверсії та середню вартість проєкту.
Потім беруть актуальну воронку та накладають на неї історичні середні дані відсотку та періоду конверсії в продажі. Ми умовно зрозуміємо, коли та скільки нових клієнтів ми можемо очікувати. До поточної воронки додаються ще потенційні нові ліди, які через середній період конверсії також конвертуються в продажі.
У результаті отримаємо прогноз продажів, який може виконуватись на 95%, — наш базовий сценарій. Його потрібно постійно оновлювати. Ми робимо це щотижнево.
Завдяки цьому можемо прогнозувати не лише дохід, а й завантаженість команди та можливе наймання людей під нові проєкти. Уся команда працює за щотижневими показниками і порівняннями плану/факту.
Зате така робота дозволяє нам прогнозувати на рівні 90%. Унаслідок щотижневої роботи ми можемо внести корективи, побачити тренди ще до завершення місяця і зробити все необхідне, щоби виконати плани до кінця місяця.
Графіки прогнозування нових лідів і доходів з поточної воронки
Як налаштувати фінансову систему для сервісної компанії
Вище ми проговорили особливості налаштування фінансової системи для сервісних компаній. Проте є й інші складові фінансової системи, які також бажано поступово налаштовувати.
Тому сформували чек-ліст послідовного налаштування системи фінансової звітності для сервісних компаній. Вам не потрібно обов’язково мати всі вказані складові, проте кожна з них дає додаткову цінність та можливості для бізнесу:
- Налаштуйте фіксацію руху грошей. Результат: усі транзакції компанії в одному місці. База для майбутньої звітності.
- Сформуйте звіт про рух грошей на базі транзакцій. Результат: перший фактичний звіт компанії, який дає розуміння динаміки та структури надходжень, а також витрат компанії.
- Налаштуйте систему планування грошових потоків (платіжний календар). Результат: контроль за майбутніми грошовими залишками та передбачення касових розривів.
- Налаштуйте фіксацію витрат часу персоналом. Можна почати з суб’єктивного щомісячного розподілу між проєктами. Результат: база для проєктної аналітики та аналітики ефективності використання часу працівниками.
- Побудуйте звіт P&L. Основна відмінність від звіту руху грошей для сервісних B2B-компаній в тому, що доходи та прямі витрати за проєктами потрібно фіксувати на дату їхнього закриття. Результат: показ ефективності операційної роботи бізнесу та можливостей оптимізації.
- Налаштуйте аналітику проєктів. Зазвичай вона базується на розподіленні часу за проєктами, а пропорційно йому — всіх витрат. Потім порівнюються з доходами. Результат: отримання інструменту порівняння проєктів та вибору найбільш вигідних напрямів.
- Виведіть аналітику за дебіторською заборгованістю. Це розв’яже розповсюджену проблему — контроль розрахунків із клієнтами. Результат: зменшення затримок оплат від клієнтів.
- Побудова дашбордів — відображення всієї аналітики у вигляді графіків та іншої візуалізації. Результат: зручне та зрозуміле читання всієї звітності.
