Як підготувати спікера до виступу на IT Arena? 7 порад для комунікаційників

Минулого тижня у Львові відбулася одна з наймасштабніших техконференцій Східної Європи — IT Arena 2023. Серед спікерів був CEO продуктової IT-компанії OBRIO Олександр Федоров — з доповіддю «Як побудувати стартап та успішний продукт. Розвиток з перших етапів до досягнення топпоказників».

За організацію цієї активності та підготовку спікера до виступу відповідала Христина Савчук, Senior PR Manager OBRIO. Вона поділилася моментами з власного досвіду, які варто вирахувати, та звернула увагу на помилки, яких можна уникнути. 

Участь у конференціях — PR-активність, яка вимагає багато ресурсів для підготовки. Передовсім необхідно обрати захід з відповідною аудиторією, продумати пітч, персоналізувати його та зробити максимум для отримання згоди на виступ від організаторів.

Та уявімо, що ви впоралися з цією частиною — організатори узгодили участь спікера, якого ви представляєте. Що робити далі? Які моменти варто врахувати та як уникнути незручних моментів під час самого виступу? Розберемо необхідні кроки. 

Крок 1. Сплануйте ресурси для підготовки

У нашому випадку підготовка 35-хвилинного виступу зайняла майже два місяці. Звісно, паралельно неслися інші комунікаційні активності. Але так буде завжди. Ви не зможете готуватися суто до виступу (якщо ж зможете, то я вам по-доброму заздрю). Як і ваш дизайнер, а особливо — спікер, який точно є або фаундером бізнесу, або представником C-level з шаленим графіком роботи. 

Тож перед тим, як розпочати готувати спікера на конференцію, обговоріть та узгодьте з ним цю ідею. Я зробила це під час зустрічі з СЕО, орієнтовно за чотири місяці до конференції. 

Крок 2. Презентація — візуальне обличчя компанії та спікера. Зробіть її якісно

Здавалося б, що важкого у підготовці 30-50 слайдів? Насправді це основа вдалого виступу, яка потребує інвестицій. Хороша презентація повинна бути:

• Структурованою.
• Містити практичні поради — бути прикладною, а не загальною.
• Наповненою особистими кейсами — які показують експертизу спікера. 
• Мати вдалий візуальний вид. Для цього пункту варто залучити професійного дизайнера. Нещодавно ми оновили наш брендбук, тому шаблон для презентації був готовий в новому стилі. Однак під час підготовки документа дизайнерка постійно долучалася, вносила оновлення, орієнтуючися на наш зі спікером фідбек.

Ще важливо дізнатися розміри екрана, на який виводитиметься презентація. Це допоможе зрозуміти, чи зчитуватиметься невеликий шрифт. Однак я раджу робити слайди максимально незасміченим текстом. Краще сфокусуватися на основному, а додаткову інформацію спікер зможе висвітлити під час виступу.  

Коли організатори поділилися деталями, я узгодила з дизайнером та Helpdesk Engineer усі моменти щодо відображення презентації.

Крім розміру екрана, дізнайтеся необхідний формат зображень, відео та інших анімованих елементів.

Це важливо зробити для того, щоб все відкрилося під час виступу. Разом з дизайнером ми перевірили всі візуальні елементи та відповідність формату. 

Крок 3. Публічний виступ — не лише про харизму. Підготуйтеся до нього 

Звісно, лідеру потрібно бути харизматичним — щоб вселяти віру в команду, направляти та бути прикладом стійкості. Однак на одній харизмі вдалого виступу не проведеш.

Коли я запропонувала СЕО залучити спеціаліста для підготовки, він сказав: «Найкращий виступ — це добре спланована та підготовлена імпровізація». Оскільки IT Arena розрахована  не лише на українців, а й іноземців (інвесторів, журналістів, підприємців), ми мали запит — виступ англійською мовою.

Спікер, якого я готувала, має значний досвід виступів на внутрішніх подіях і вільно розмовляє англійською. Однак завжди є питання, які варто уточнити в спеціаліста. Отож, разом з колегою ми:

• Провели дослідження ринку та знайшли контакти спеціалістів, які проводять підготовку саме до конференцій.
• Дізналися специфіку роботи, вартість послуг та кількість часу, необхідні для підготовки. Ми знали тривалість виступу та наповнення презентації.
• Обговорили кандидатів під час зустрічі з СЕО, обрали найбільш релевантного. Можу порекомендувати Олександра Зайому. Він є сертифікованим викладачем англійської (CELTA) і має 17-річний досвід підготовки спікерів. Його поради допомогли провести виступ ефективно та з правильними акцентами. 

Крок 4. Проконсультуйте спікера

Переважно спікери — бізнес-орієнтовані люди, яких потрібно консультувати щодо комунікацій. Наприклад, з Олександром Федоровим під час підготовки виступу ми:

• узгодили ключові меседжі виступу;
• проговорили потенційно ризиковані теми та відповіді на них — вони залежать від сфери, в якій ви розвиваєте бізнес, або ж специфіки продукту;
• узгодили моменти, які не варто публічно обговорювати.

Це ключовий момент. Щоб він пройшов максимально ефективно, спікер має довіряти своєму PR-спеціалісту/консультанту з комунікацій та сприймати як професіонала.

Крок 5. Підготуйте образ 

Перед тим, як вирішувати, що одягати, варто запитати вимоги в організатора конференції. У IT Arena — кежуал дрес-код. Тому організатор сказав, що спікер сам може обирати образ. 

Це ми й зробили. Оскільки Олександр ділився порадами щодо розвитку українського стартапу на конференції, організованій в Україні (попри повномасштабну війну, за це організаторам неймовірна вдячність), ми вирішили обрати вишиванку, яка символізує незламність нашого народу. 

Символізм — це важливо. 

Звісно, перед виступом перевірте зовнішній вигляд, поправте волосся тощо. У такі моменти можна відчути себе стилістом. 

Крок 6. Продумайте логістику, врахуйте всі деталі

Ми їхали у Львів з Києва. Час був обмежений. Для зручності я створила подію в Google-календарі, де прописала таймінг дороги, виступу, поділилися аджендою дискусії інших учасників конференцій. У цю ж зустріч прикріпила усі квитки: як на транспорт і подію, так і бронювання проживання. 

Крок 7. Перевірте презентацію в день виступу

Сталася ситуація, що під час виступу один зі слухачів повідомив, що QR-код не спрацював. Хоча він мав діяти без обмеження. Я перевіряла QR-коди за два дні до виступу. Все працювало. Під час презентації виявилося по-іншому. Звісно, це некритично. Однак щоб не виникло такої ситуації, перевіряйте все в день виступу. Якщо раптом зрозумієте що щось не працює — виправте це та передайте відредаговану презентацію організаторам. 

Робимо висновки

Отже, виступ на профільних конференціях — вдалий комунікаційний інструмент для розвитку як персонального бренду спікера, так і компанії. Тому до нього варто готуватися. 

Якщо цю статтю читають СЕО, фаундери бізнесів або представники C-рівня компанії, то раджу довіряти вашим спеціалістам з комунікацій і пробувати новий формат взаємодії з аудиторією. Виступи під час масштабних конференцій вимагають ресурсів та активного залучення, але результати того варті.