Як оцифрувати свій бізнес за допомогою Notion і його нового API — інструкція
Будь-яку статтю можна зберегти в закладки на сайті, щоб прочитати її пізніше.
Режим читання збільшує текст, прибирає все зайве зі сторінки та дає можливість зосередитися на матеріалі. Тут ви можете вимкнути його в будь-який момент.
2021 року будь-яка компанія — це IT-компанія. Виробництво, продажі, маркетинг, управління проєктами та персоналом — усі ці сфери мають бути оцифровані для конкурентоспроможності на глобальному ринку.
13 травня 2021 року сервіс Notion випустив API (application programming interface). Це значно розширило його можливості шляхом синхронізації з іншими сервісами — поштою, календарем, email-розсилками, аналітикою, месенджерами й багатьма іншими.
Vector уже понад пів року працює на «движку» в Notion. Наш COO Ярослав Каплан розповідає, які бізнес-завдання можна вирішити в Notion і які нові можливості відкриває підприємцям API.
Що таке Notion
Notion — це сервіс організації чого завгодно в зрозумілу і зручну систему для ефективної роботи вашої команди. І все це без жодного рядка коду. Внутрішньокорпоративна вікіпедія, система управління завданнями, CRM для продажів — ось далеко не повний перелік того, що можна створювати в Notion. За непомітним інтерфейсом криються майже необмежені можливості.
Насамперед Notion буде корисний стартапам, а також малому та середньому бізнесу — тобто невеликим командам, яким потрібно систематизувати та впорядкувати свої робочі процеси. Професійні рішення, використовувані у великих корпораціях, для них дорогі й складні. Notion буде відмінною альтернативою. Ще одна велика перевага сервісу — можливість створити цілу екосистему продуктів на базі єдиної платформи замість використання окремих продуктів, таких як таск-менеджери, CRM або HR-інструменти.
Notion нагадує конструктор Lego, де з готових блоків можна створювати хоч середньовічний замок, хоч космічний корабель.
Notion від самого спочатку заточений на максимальну гнучкість і відповідність вимогам конкретного бізнесу. Сервіс пропонує кілька десятків готових шаблонів під різні завдання, щоби користувачеві було простіше почати. Згодом більш досвідчені користувачі починають створювати свої кастомізовані шаблони. Є також маркетплейси, де за $10–15 можна купити шаблон, розроблений просунутими користувачами.
Приклади використання Notion для бізнесу
Бази даних
Спочатку Notion був просто онлайн-блокнотом, куди можна було записувати текстову інформацію, форматувати її й ділитися з іншими користувачами. Найближчий аналог — Evernote. Сьогодні вся логіка Notion побудована навколо подання інформації у вигляді баз даних. Це кардинально змінило продукт.
Але текстові сторінки нікуди не зникли. З їхньою допомогою, наприклад, зручно наповнювати корпоративну базу знань, підпорядковувати сторінки темам і розділам, а також роздавати співробітникам різні рівні доступу. Що ж до баз даних, то дуже багато процесів і завдань можна записати як таблицю з безліччю змінних. Візьмемо для прикладу рекрутмент. Коли кандидат відгукується на вашу вакансію, заводимо картку з такими полями:
- Ім’я та прізвище.
- Позиція.
- Джерело (звідки прийшов).
- Етап відбору.
- Контакти.
- CV та портфоліо.
Далі така картка проходить дошкою з різними етапами. Цю ж базу даних можна відобразити у вигляді таблиці, відсортувавши кандидатів за датою, етапом, позицією або будь-якою іншою змінною з картки.
Досвід Vector
Ми почали з корпоративної вікіпедії. Зібрали в ній усе знання, розбили на розділи й опублікували в зручному вигляді для всіх співробітників. Тепер ні в кого не виникає питання, як подивитися в Google Analytics показники конкретної статті або де взяти наше лого в векторі.
Далі ми почали впорядковувати продажі. Sales-менеджери вносять усіх наших лідів в окрему базу даних. Поступово вони доповнюють її брифом, презентацією з ідеями для комерційного матеріалу, бюджетами, KPI й термінами. Редакція Vector працює в кастомному Notion-based середовищі, що отримало назву «Комета». У ній журналісти фіксують нові ідеї для матеріалів, потім додають в базу даних чернетку тексту. Після цього редактор і коректор вичитують матеріал, а дизайнери створюють віжуали. Коли все готово, випусковий редактор публікує матеріал на сайті. На фінальному етапі SMM-менеджер і PPC-фахівець публікують і просувають матеріал різними каналами.
Тобто, «Комета» — це інструмент, який заточений саме під нас. Подібно можна налаштувати функції Notion під будь-який бізнес. Одним із недавніх інструментів, які ми побудували для себе на базі сервісу, став звіт з OKR (Objectives and Key Results). Фіксуємо в ньому цілі співробітників Vector на квартал, а формули рахують прогрес із кожного ключового результату.
Вартість
Як і багато інших онлайн-сервісів, Notion пропонує безкоштовний тарифний план, а також платні з розширеним набором функцій. Вартість підписки — від $5 на місяць або $48 на рік за одного користувача. Лайфхак: для повноцінної роботи в Notion досить купити підписку на одного члена команди в пакеті Team, а інших запросити як гостей (доступ Guest). Вони зможуть створювати й редагувати дані, але не зможуть створювати нові сторінки. Цю єдину задачу візьме на себе платний аккаунт.
Notion API та «склеювачі Інтернету»
Впровадження API було однією з найбільш очікуваних функцій серед користувачів Notion. До недавнього часу додавати інформацію в базу даних можна було лише вручну. Це обмежувало автоматизацію і масштабування. API — це такий місток, що дозволяє різним програмам обмінюватися даними між собою. Наведемо простий приклад: якщо клієнт заповнює вашу форму в Typeform, то вся введена ним інформація тепер може автоматично потрапляти в базу даних Notion.
Typeform — поки єдиний сервіс, нативної інтегрований з Notion. Надалі, звичайно, їх буде набагато більше. Але як уже сьогодні зв’язати з Notion всі інші продукти? Тут нам на допомогу приходять Zapier і Automate.io.
Це два схожих за можливостями сервіси, які позиціонують себе як «скотч інтернету», тобто «склеюють» між собою різні продукти. З 13 травня Notion з’явився в списку доступних до «склеювання» продуктів. Розглянемо докладніше Automate.io. Фактично, сервіс створює ботів, які виконують цільову дію, якщо спрацьовує тригер. У безкоштовній версії Automate.io можна створювати тільки однокрокові дії. Наприклад, «якщо в Notion додана нова картка, відправ повідомлення в канал Slack». У платних пакетах можна створювати складніші ланцюжки, що складаються з декількох кроків:
- якщо в базу даних A в Notion додана нова картка;
- звернися до списку користувачів, що мають доступ до цієї бази;
- перевір, чи зазначений користувач X в картці в поле Y;
- відправ повідомлення користувачу X в директ Slack із повідомленням «Перевір завдання в Notion [link]».
Для включення будь-якої інтеграції потрібно спочатку надати доступ Automate.io до потрібних нам сервісів. Ось список інших можливих інтеграцій, які можуть значно підвищити ефективність вашого бізнесу:
- Збирати в базу даних пости на Facebook, які набрали понад 20 лайків і/або 10 шерів із зазначенням дати й часу публікації для аналізу ефективності.
- Збирати в базу даних результати розсилок із MailChimp із зазначенням кількості відправлених листів, % відкриття і кліків на посиланнях.
- Автоматично відправляти листи кандидатам у Gmail, якщо змінюється статус їхньої картки в базі даних.
- Додавати нову задачу на канбан-дошку, якщо на пошті листа присвоєна конкретна мітка.
- Дублювати завдання з Notion в особистий Todoist співробітника, якщо він призначений її виконавцем, і інші інтеграції.
Найімовірніше, в найближчі тижні стане доступною нативна інтеграція між Notion й іншими популярними сервісами — Jira, Trello, Slack, Google Drive тощо. Тоді необхідність в Automate.io або Zapier відпаде. Але якщо вам не терпиться спробувати автоматизацію з Notion якомога швидше, «склеювач інтернету» — ваш вибір.
