Як досягнути зростання команди Supply та бізнес-метрик через систему грейдингу та KPI: досвід OBRIO

З чого все почалося: перші результати

Ми вже близько двох років використовуємо систему грейдингу. А вже через місяць після старту тестування побачили перші позитивні сигнали, а згодом і стабільне зростання ключових показників.

За період із жовтня 2023-го до липня 2025-го ми зафіксували такі результати:

• Ключові метрики ретеншену покращили на 10%.
• Кількість middle-перформерів збільшили у 3,7 рази.
• Кількість топперформерів збільшили у два рази.

KPI для всіх грейдів залишаються спільними, однак вимоги до досягнення результатів — різні. Що вищий грейд, то вищим має бути рівень кожної метрики.

За досягнення певного рівня за кожною метрикою нараховується 1 бал. Наприклад, щоб отримати грейд Junior, достатньо мати 1 бал в кожній метриці. Для Elite потрібно отримати по 5 балів (максимум). Далі вони сумуються, і експерт отримує грейд відповідно до загальної кількості. У середньому, для Middle потрібно мати близько 30 балів, для Elite — 45.

Наші результати свідчать про:

• Прямий вплив системи грейдингу на якість продукту: послуги, що надаються нашим саплаєм, стають більш якісними.
• Утримання найкращих талантів та можливості для розвитку: прозоре і чітке розуміння кроків для професійного зростання позитивно впливає на довгостроковий ретеншен (утримання) працівників.

Як це працює: грейдинг, бонусна система та KPI 

У нашій моделі система складається з трьох основних блоків:

Також ми впровадили динамічний грейдинг. Він дає змогу вимірювати не разовий, а системний рівень роботи, адаптуючи порогові значення метрик до середніх показників команди щомісяця. Щоб утримати або підвищити грейд, експерт має кожного місяця досягати чи перевищувати ці порогові значення для свого рівня.

Наприклад, для переходу на вищий грейд потрібно 3 із 4 місячних результатів у «кванумі» відповідати метрикам вищого рівня. Додатково можна отримати бали за активну участь у розвитку команди (наприклад, менторство для джунових експертів) або «придбати» бал через внутрішню систему мотивації, якщо не вистачає одного для підвищення.

Таким чином, грейдинг легко інтегрується з мотиваційними механіками компанії, створюючи гейміфікований підхід і стимулюючи додаткову залученість.

І дуже важливо відзначити, що наша система не передбачує даунгрейду. Якщо експерт тимчасово не виконує метрик — ми не знижуємо йому грейд, а надаємо коригувальний фідбек, PDP або коуч-сесію. Ключовий фокус — не контроль, а покращення перформансу.

Помилки: що може піти не так

1. Не варто поспішати. Навіть якщо здається, що на впровадження достатньо місяця — додавайте ще 10-20% часу на реалізацію. Пам’ятайте, що команді потрібен час на адаптацію.
2. Ризик зростання churn rate. На етапі підготовки ми прорахували можливий відтік експертів і розробили план його компенсації. Протягом перших 6 місяців після запуску уважно відстежували показник — він залишився в межах норми, що підтвердило ефективність підготовки та комунікації.
3. Компенсація — найчутливіший аспект у роботі із людьми, тому треба діяти максимально обережно у таких питаннях. Готуйтесь до спротиву від деяких членів команди. І обов’язково будьте прозорими у комунікаціях.
4. Комунікація — понад усе. Ми почали з «продажу» ідеї менеджерам, ввівши для них окремий бонус, прив’язаний до перформансу команд. Це підвищило їхню зацікавленість та залученість. Після цього провели освітні сесії, надали матеріали та забезпечили кілька хвиль комунікації, щоб команда отримала чітке розуміння системи.

Що потрібно, щоб така система працювала у вас?

• Прозора аналітика: якщо метрик немає — не буде і системи. Аналітика має бути доступна і менеджерам, і співробітникам.
• Готовність команди: не кожен колектив готовий сприймати грейдинг. Це залежить від рівня зрілості та довіри до менеджменту.
• Автоматизація: що більше ручної роботи, то вище ризики неефективності. Далі я надам перелік інструментів, які допоможуть впровадити систему. 

Рекомендації для старту впровадження системи грейдингу

1. Зробіть оцінювання перформансу саплаю та визначте KPI

Це дозволяє зрозуміти, наскільки ефективно команда виконує свої функції та яку цінність створює для платформи. 

Ми зосереджувалися на:

• Активаційних метриках: як швидко саплай починає ефективно працювати після онбордингу, надаючи якісні послуги.
• Метриках залучення: наскільки активно взаємодіє з платформою, надає послуги та генерує попит.
• Метриках утримання: стабільність присутності та активності якісного саплаю на платформі, що відображає його довгострокову цінність.

Такий аналіз дозволяє точно зрозуміти «точку А» продуктивності команди та визначити ключові області для покращення. Лише на основі об’єктивних даних про їхню ефективність можна сформувати дієвий план руху вперед та встановити реалістичні цілі KPI грейду.

2. Оцініть фінансову життєздатність моделі компенсацій 

Недостатньо просто визначити рівні грейдів. Важливо прорахувати, як нова модель вплине на витрати та прибутковість, і обрати такий варіант компенсацій, який відповідатиме ринку та цілям бізнесу.

Крім того, критично важливо:

• Створити різні прогнозовані фінансові моделі на основі реальних даних. Ми прорахували пʼять варіантів із різною вартістю бонусів і впливом на загальні витрати відділу. Для розрахунків використали фактичні дані за останній місяць, порівняли з реальними результатами й обрали найбільш вигідний і для бізнесу, і для експертів.
• Порівняти ці моделі з P&L (Profit & Loss) та іншими ключовими фінансовими показниками компанії. Ми інтегрували обрані моделі в P&L, оцінили вплив на Gross profit та спрогнозували витрати на кілька місяців уперед.
• Провести перевірку на «міцність» (stress test): оцінили, як різні сценарії зміни перформансу саплаю та ринкових умов вплинуть на фінансову модель.

Такий підхід дозволяє переконатися, що система компенсацій не лише стимулює зростання, а й органічно вписується у фінансову модель компанії, зберігаючи її стійкість і прибутковість. Якщо цього не врахувати, можна зіткнутися не лише з фінансовими, а й із репутаційними ризиками. Обов’язково закладіть бонусну систему в бюджет ще на етапі планування, щоб уникнути незапланованих витрат.

Наші результати «до» та «після»:

• До: компенсація була нелінійною та не прив’язаною до фактичного перформансу — різні результати, однакові виплати.
• Після: виплати напряму залежать від реальної цінності експерта для бізнесу, а витрати стали прогнозованими та контрольованими.

3. Розробіть прозору та ефективну комунікаційну стратегію

Стратегія повинна бути чіткою та структурованою, щоб співробітники чи експерти зрозуміли цінність та нові можливості, які надає система.

1. Чіткий план комунікації та таймінг: розробіть послідовний та поетапний план комунікації. Важливо заздалегідь оголосити про майбутні зміни та їхні терміни. Наприклад, ми повідомляли про оновлення KPI за два місяці до їхнього вступу в дію. Це дає саплаю достатньо часу для підготовки, адаптації та осмислення нових правил, а не спричиняє фрустрацію.
2. Деталізовані навчальні матеріали та інструменти: надайте доступ до зрозумілих та візуалізованих едукативних матеріалів. Це можуть бути посібники, FAQ, відеоуроки, вебінари — все, що допоможе повністю розібратися у новій системі, її метриках, вимогах кожного грейду та потенційних можливостях зростання. Чітке розуміння правил мінімізує «шок» та спротив.
3. Залучення ключових менеджерів: після вибору оунерів проєкту спільно з ними визначте команду відповідальних менеджерів. Продайте їм ідею спочатку, щоб вони стали амбасадорами системи у своїх відділах. До моменту комунікації на всю компанію всі менеджери повинні бути повністю обізнані. Буде чудово, якщо вони зможуть провести майстер-класи для своїх команд.

Порада: чітко донесіть, що впровадження грейдингу — це стратегічне рішення компанії, спрямоване на розвиток та оптимізацію. Водночас підкресліть відкритість до конструктивного зворотного зв’язку щодо процесу чи зрозумілості правил. Важливо встановити межі для цього фідбеку, фокусуючись на покращенні функціонування системи, а не на обговоренні її фундаментальних аспектів (наприклад, базових комісій). Підкресліть, що ця система створена для взаємної вигоди. 

Важлива також автоматизація процесу грейдингу. Це є необхідністю для масштабованого бізнесу, що прагне ефективності. Ми використовуємо інтегрований підхід, поєднуючи різноманітні інструменти для ефективного управління повним циклом: від відстеження перформансу саплаю до аналізу HR-метрик. Для бізнес-аналітики та моніторингу перформансу, платформи для збору, обробки даних та динамічного порівняння, HRM-системи, системи управління цілями та результатами (OKR) та платформи для збору зворотного зв’язку та опитувань: важливі для розуміння сприйняття системи грейдингу, оцінки задоволеності та виявлення зон для покращення.

Замість висновків

Впровадження грейдингу — це не просто оптимізація компенсацій, а стратегічна інвестиція в життєздатність та зростання маркетплейсу. Це ключовий елемент, який дозволяє перетворити саплай з сукупності незалежних контракторів на мотивовану команду, яка безпосередньо впливає на якість продукту.

Наш досвід підтверджує, що успішний грейдинг виходить за межі простих правил. Він вимагає глибокого фінансового моделювання, бездоганної операційної прозорості та майстерної комунікації. Лише тоді він стає тим потужним інструментом, що забезпечує win-win сценарій: коли саплай отримує чіткий шлях до зростання доходу та професійного розвитку, а компанія — стабільне збільшення перформансу, оптимізацію витрат та стійку конкурентну перевагу на ринку.

Більше про це

01 БІЗНЕС

Чому мати команду на старті бізнесу — це більше, ніж мати ідею. Кейс українського Brighterly від SKELAR в США

Додати в закладки

Будь-яку статтю можна зберегти в закладки на сайті, щоб прочитати її пізніше.

Далі

Завершити

Реклама у Vector

Знайшли помилку? Виділіть її і натисніть Ctrl+Enter