Старий COO vs Новий COO: як змінюється роль операційного директора в бізнесі під час цифровізації?
Будь-яку статтю можна зберегти в закладки на сайті, щоб прочитати її пізніше.
Режим читання збільшує текст, прибирає всю зайву інформацію зі сторінки і дозволяє зосередитися на матеріалі. Тут ви можете вимкнути його в будь-який момент.
Ручні процеси в Excel — це норма для багатьох бізнесів на старті. Але зі зростанням компанії таблиці перестають справлятися: з’являються помилки, затримки замовлень і брак, що коштує бізнесу клієнтів і репутації. За пікового навантаження без єдиної системи це може швидко перерости в кризу. Не допустити цього — одна із найважливіших задач COO. Але як перейти від ручного контролю до data-driven управління?
В IT-компанії Asabix, що впроваджує системи управління та e-commerce-рішення для бізнесу, вважають: один із ключових підходів для COO майбутнього — переводити процеси в цифрову архітектуру.
Співвласники Богдан Поставенський та Юрій Остапчук діляться кейсами автоматизації середнього й великого бізнесу та дають поради, як старому COO стати новим COO.
З якими болями звертаються COO і де ховаються втрати?
COO хочуть автоматизацію через власну систему з API замість ручної роботи та прозору звітність: P&L, Cash Flow, ABC-звіти. Особливо актуальні зараз B2B-портали з самообслуговуванням, де клієнти самі оформляють замовлення, застосовують персональні знижки, проводять платежі та відстежують статус відправок.
Часто бізнеси хочуть перенести операції з Excel у власну систему. Але спершу потрібно зрозуміти, як працюють таблиці і які рішення на їхній основі ухвалюються. У одному з кейсів клієнт не міг пригадати необхідність частини полів — їх просто копіювали з місяця в місяць. Це показовий приклад того, як дані можуть накопичуватися, але не створювати жодної цінності.
Як починається перехід на автоматизовану систему?
Щоб запропонувати правильне цифрове рішення, потрібно зрозуміти всі процеси компанії.
На етапі аналітики команда мапує процеси, фіксує залежності, вузькі місця і ризики. Іноді для цього виїжджає на підприємство.
Після аналізу оптимальне рішення часто відрізняється від початкового бачення бізнесу — але саме воно вирішує причину проблеми. У одному з кейсів клієнт прийшов із запитом, реалізація якого займала 90 годин. Після аналізу Asabix запропонувала інше рішення, яке закривало ту саму задачу за 40 годин — швидше на 56%.
Як побудувати систему, що витримає 120 000 відправлень на місяць?
Один із клієнтів Asabix — платформа доставки за кордон SkladUSA з понад 120 000 відправлень щомісяця та 30+ інтегрованими API. Для них ключовими були масштабованість і контроль над міжнародними відправленнями.
Рішенням стало оцифрування складської логіки. Товари в комірках отримали фіксоване розташування, кожну одиницю сканують під час приймання і фотографують перед відправкою. Так зберігається повна історія руху між складами.
У системі працюють калькулятори доставки, що розраховують десятки варіантів відправлення. Платформа також автоматично формує документи, а користувачі мають власні баланси і можуть керувати фінансами безпосередньо в системі.
Така централізована система витримує навіть пікові навантаження, а COO швидко збирає дані й ухвалює рішення.
Чому не всі СОО наважуються цифровізувати систему?
Перший бар’єр — час і невизначеність. Компанії часто обирають SaaS або готові продукти, бо їх можна запустити одразу. Кастомна розробка потребує часу — зазвичай від кількох місяців — і саме це стримує.
На практиці клієнти часто проходять 2–3 готові рішення, але кожному чогось бракує. У підсумку вони все одно приходять до індивідуальної розробки, хоча цей час можна було одразу інвестувати в систему під свій бізнес
Другий страх — ціна. SaaS або шаблонні рішення виглядають дешевшими. Але в Asabix такі проєкти часто запускають поетапно: визначають критичний функціонал, створюють мінімально необхідну версію і скорочують time-to-market. Це дозволяє отримувати користь одразу, а інвестиції розподіляти в часі.
Третій страх — залежність від розробника. Тому рішення мають будуватися на популярних фреймворках із великим ком’юніті та доступним ринком спеціалістів. Тоді клієнт не «прив’язаний» до однієї команди.
У більшості випадків страхи зникають, коли бізнес бачить конкретні приклади того, як кастомна система вирішує технічні обмеження.
Наприклад, в одному з проєктів потрібно було підключити платформу клієнта до Amazon для обміну даними. Маркетплейс має високі вимоги до безпеки: стандарти шифрування, двофакторну авторизацію, вимоги до паролів і рольового доступу, передачу даних через визначені протоколи та архівацію. Сервер також має проходити сканування вразливостей. Готові або шаблонні рішення таким вимогам не відповідають.
Де бізнес втрачає найбільше без автоматизованої системи?
Найчастіше бізнес втрачає кошти, коли більшість процесів потребують постійних погоджень між співробітниками.
Основні проблеми, які виникають у таких умовах:
- помилки в замовленнях через неповні або некоректні дані;
- неактуальна інформація для клієнтів через затримки в оновленні;
- затримки у виробництві через відсутність пріоритезації замовлень;
- ускладнений доступ до технічної інформації, розпорошеної по різних носіях;
- неточний облік через те, що дані не оновлюються автоматично;
- ризик втрати замовлень, якщо облік ведеться в блокнотах або Excel.
У результаті компанія втрачає клієнтів і репутацію, а керівництво не має достатньо точних даних для якісного аналізу та прогнозування розвитку бізнесу.
Показовий приклад — виробниче підприємство з аграрної сфери, де фінальний продукт складається з кількох компонентів. Компанія отримала передзамовлення і запустила виробництво, але під час роботи стало зрозуміло, що в терміни не вкладаються. Компанія не бачила повної картини виробництва і не могла назвати клієнтам точні терміни. Обладнання, обіцяне на липень, відвантажили лише у жовтні, коли сезон уже минув.
Як COO прорахувати ROI від індивідуального програмного рішення?
Щоб оцінити ефект автоматизації, варто порівняти витрати часу на ручні процеси і частку роботи, яку може покрити система. Варто врахувати й непрямі втрати: обмеження росту та затримки в ухвалення рішень.
Зазвичай окупність CRM або ERP-систем становить від 6 до 24 місяців. Самостійно і швидко порахувати ROI автоматизації можна на спеціальному калькуляторі на сайті Asabix.
Що чекає COO завтра?
На думку Богдана Поставенського, один із ключових підходів для COO майбутнього — системна цифровізація бізнесу. Операційний директор має бачити компанію як цілісну систему і разом із розробниками переводити бізнес-процеси в цифрові системи.
Основні функції СОО майбутнього:
- Data-driven підхід: рішення на основі даних, а не інтуїції, з прозорою аналітикою.
- Зниження ризиків через автоматизацію та стандартизацію.
- Пошук можливостей для оптимізації, зокрема за допомогою ШІ — для автоматизації рутинних операцій, підтримки клієнтів і аналізу великих масивів даних, що допомагає швидше знаходити вузькі місця в процесах і ухвалювати точніші управлінські рішення.
Юрій Остапчук додає, що СОО майбутнього відповідає за прибутковість процесів, швидкість ухвалення рішень і здатність компанії рости без втрати керованості. Персоналізовані системи дають бізнесу прозорість, контроль і можливість прогнозувати розвиток.
Перехід від Excel до системи — це інвестиція в передбачуваність і зростання. Почніть з аудиту ваших втрат — і побачите перші результати.
Партнерські матеріали
