Як готуватися до міжнародної конференції, коли їдеш туди вперше — PR-чеклист з 7 пунктів

1. Розстановка цілей за принципом найбажанішого та достатнього результату

Стартап, у якому ви працюєте, планує залучати інвестиції, виходити на новий ринок чи, можливо, запускати нову фічу в застосунку? Чим конкретніші плани бізнесу, тим зрозумілішим буде підбір інструментів для інформаційної підтримки. І як наслідок — легшою постановка завдань. 

Водночас цілком окей, якщо окрема мета поїздки на великий івент, особливо вперше — не «продати» ідею якомога більшій кількості журналістів, а «розвідати» обстановку. 

Подивитися, як CEO презентують свої компанії на конкурсі пітчів, дізнатися, як піарники західних стартапів шукають підходи до медіа, послухати elevator pitches на особистих зустрічах та потренуватися презентувати свій стартап. Усе це може стати вам у пригоді в майбутньому.

• Із мого досвіду, баланс між постановкою вимірних цілей та спонтанністю допомагає взяти від міжнародного івенту максимум. Отже, крок №1 — визначитися із цілями. Краще робити це якомога раніше — в ідеалі за місяць до поїздки. 
• Раджу фіксувати цілі у табличці, ранжуючи їх за пріоритетністю. Також кожну із цілей варто розписати за принципом «найбажаніший результат» та «достатній результат» — це допоможе робити reality check у найбільш завантажені дні. 

Моїм основним завданням було зав’язати теплий контакт із трьома (достатній результат) — десятьма (найбажаніший результат) журналістами. У майбутньому ці знайомства мали принести згадки та фічери про Headway (найбажаніший результат — 5 публікацій, достатній результат — 1 публікація). 

2. Лаконічні меседжі

Тезово випишіть усе, що ви хотіли б розказати про стартап. 

Наприклад: 

• «У першому кварталі 2024 року ми запускаємо XX фічу, котра допоможе користувачам розв’язати XX проблему».
• «Ми провели опитування користувачів на тему XX, і дійшли висновку, що XX. Ось лінк на наше дослідження: XX».
• «Ми стартап з України, котрий, попри виклики, пов’язані із війною, зберіг команду, продовжує наймати таланти та збільшив кількість користувачів нашого застосунку у XX разів протягом року».

Якщо лаконічно сформулювати досягнення компанії за останній час, буде легше підбирати тип медіа та релевантних журналістів в залежності від їхньої тематики.

3. Пошук журналістів

Деякі журналісти повідомляють про свій намір відвідати той чи інший івент у Twitter. Тож є ймовірність, що про плани певних представників медіа, за якими ви слідкуєте, дізнаєтеся із їхніх твітів за два-три дні до події. Ближче до івенту варто переглядати пости за цільовими хештегами: #techcrunchdisrupt, #sxsw, #techeusummit тощо.

Якщо конференція має мобільний застосунок, це може добряче допомогти.

При пошуку цільових журналістів пробуйте різні пошукові запити — за країнами, тематикою медіа. Але варто готуватись до того, що найкращий результат, ймовірно, принесе пошук вручну (із сотні журналістів у апці оберете десятки найбільш релевантних) за два-три дні до події. 

Усі контакти та статуси (пітч/ фолоуап 1/ фолоуап 2; повідомлення відправлено/ прочитано; відповідь/ домовленість про зустріч) варто одразу фіксувати у таблиці — Google Docs чи Notion, щоб не загубитися в процесі. Якщо хтось із колег може допомогти вам зі структуризацією таблиці, щоб ви сфокусувалися на пошуку та пітчингу, не відмовляйтеся 🙂

4. Пітчинг та канали комунікації

Оскільки я спочатку прописала основні меседжі, мені легше було готувати пітчі. Умовно розділила їх на такі теми:

• Лайфстайл: як EdTech додаток допомагає прокачувати продуктивність.
• Бізнес: досягнення стартапу протягом 2022 року в умовах повномасштабної війни (сумно, але очікувано, що саме цей кут цікавив західних журналістів найбільше).
• Технології: скільки завантажень у додатку, з яких країн юзери, яку функціональність пропонуємо та яку плануємо запускати. Тут я цілилася на журналістів, котрі тестують апки та пишуть огляди. 

Оскільки писала через апку, а потім нагадувала про себе у Twitter, пітчі робила якомога лаконічніші (до 350 знаків) за такою схемою: 

• привітання; яку компанію представляю;
• яку проблему закриває застосунок (для лайфстайл-медіа); яке досягнення має стартап (для бізнес-медіа дуже добре спрацьовують цифри); яку функціональність та скільки юзерів має апка (для tech reviews);
• пропозиція зустрітися на івенті.

Переживала, що пишу в різні канали, і так спамлю журналістів. Та за фідбеком виявила, що перед івентом такий формат прийнятний.

Найбільше позитивних відповідей (згода зустрітися, пропозиція зв’язатися після конференції, бо на івенті вже всі слоти зайняті) я отримала після пітча + першого фолоуапу. 

У медіалист загалом вдалося додати 20 «теплих» контактів журналістів. Загалом мій пітчинг у цифрах був таким: 107 пітчів, 20 відповідей на них, 13 домовленостей про зустрічі, фактично відбулося сім зустрічей, серед яких чотири інтерв’ю.

Tip: Звертайте увагу на локальних журналістів, котрі працюють на великі інформаційні агенції типу Reuters. Минулого року перед Web Summit я спочатку цілилась на журналістів із США та Великої Британії, але потім збагнула, що можна писати локалам. Інтуїція не підвела: cаме із Reuters вдалося організувати інтерв’ю, яке брали португальські репортери. 

5. Q&A-шпаргалка

Якщо ви їдете на конференцію разом зі спікерами, котрі готові давати інтерв’ю на місці, ви щасливчик 🙂 Тому варто за два тижні до поїздки визначитись із колегами, хто із них та на яку тему може коментувати для медіа. 

Після того підготуйте Q&A — це документ, в якому лаконічно прописане позиціонування, продукти стартапу, функціонал продуктів, цільові ринки, цінності та місія компанії, кількість співробітників та офісів, досягнення (нагороди, показники ефективності, котрими готові ділитися) тощо. 

Він стане помічною шпаргалкою під час нетворкінгу та інтерв’ю, якщо доведеться швидко освіжити факти у пам’яті або підготуватися до зустрічі. 

6. Репетиція elevator pitch 

Якщо кожного разу, відповідаючи на питання: «Okay, so what is your startup/ app about?», — я б отримувала цукерку, то повернулася до Києва з ручною поклажею солодощів 🙂 Важливо не просто прописати elevator pitch, а й пропрацювати його вдома перед дзеркалом та на роботі перед колегами. 

Усна презентація вашого стартапу має бути лаконічна — до однієї хвилини — та мати такі складові:

• тригер: факт чи твердження, що захопить увагу співрозмовника;
• переконливі факти: журналіст має розуміти, чому ваш продукт є потенційною темою для його матеріалу;
• емоцію: завжди цікаво слухати тих, хто «горить» своєю справою;
• заклик до дії: в моєму випадку була пропозиція потестити застосунок, саме тому завчасно ми підготували кілька десятків промокодів.

Чудово, якщо матимете можливість підготувати кілька elevator pitches, протестити їх на колегах та обрати найкращий. У будь-якому разі матимете один чи кілька запасних варіантів)

7. Шпигунські ігри

Більшість зустрічей, котрі відбулись, я призначала перед конференцією. Та без імпровізації на багатолюдному івенті не обійтися. Подекуди відбувались шпигунські ігри: я зауважувала бейдж журналіста (якщо він його не ховав:) на одному із учасників. Якщо вдавалось розгледіти ім’я, гуглила. Хвилина на вивчення інформації — і підходила заводити розмову уже з «Hi Jack/ Mary/ Julie/ etc».

Звертаєшся до журналіста на ім’я — це вже свого роду icebraker. 

Але варто розуміти, що на великі івенти люди приїжджають саме, щоб знайомитись, тому цілком ок починати розмову із «Hi! Where are you from?». У ході розмови не варто соромитися говорити, що представляєш на івенті стартап, котрий зацікавлений у медіа-висвітленні. Може, саме із цим журналістом станеться метч?

Я не претендую на універсальність порад, бо кожен стартап має свої цілі та завдання. Буду рада, якщо мій чекліст допоможе комусь із PR-спеціалістів структурувати думки перед відвіданням першої у кар’єрі міжнародної конференції.

Реклама у Vector

Знайшли помилку? Виділіть її і натисніть Ctrl+Enter