Перетворити рутину на стратегічну перевагу з NetHunt CRM: кейс Mindful Eating School

Наприкінці 2023 року Mindful Eating School запропонувала революційний підхід до здорового харчування, який миттєво зацікавив сотні клієнтів. Проте стрімке зростання невдовзі перетворилося на операційний кошмар. Менеджери потопали в Excel-таблицях, плутались у десятках чатів, губили клієнтські заявки та щохвилини manually оновлювали статуси платежів.

Команда опинилася перед критичним вибором: або продовжувати виснажливу ручну роботу, яка вбиває весь потенціал бізнесу, або знайти системне рішення, що дозволить масштабуватися без втрати якості. 

Потрібна була не просто CRM, а інтелектуальний інструмент, здатний підтримати унікальну бізнес-модель онлайн-школи та її амбітні плани розвитку. Саме тоді вони відкрили для себе NetHunt CRM — рішення, що перетворило операційний хаос на чітко налагоджений механізм.

Коли CRM гальмує зростання

Спочатку команда працювала з іншою CRM-системою, що здавалася зручною для продажів через месенджери. Утім, на момент великого запуску з’ясувалося:

• CRM не отримувала дані про оплату з платіжної системи. Отже, менеджери повинні були вручну оновлювати статуси для кожного клієнта;
• автоматизувати роботу не вийшло, оскільки власні воронки були недоступні, а базові сценарії не відповідали потребам школи;
• у момент пікового навантаження менеджери буквально потопали в таблицях, намагаючись розібратися, хто оплатив.

Вибір NetHunt CRM для автоматизації бізнесу

Mindful Eating School вирішили протестувати NetHunt CRM, яку швидко адаптували під свої потреби.

«Перехід був максимально легким. Імпорти в NetHunt відбуваються дуже просто. Нам вдалося перенести всю інформацію, яка була в попередній CRM, без втрат», — розповідає операційний директор Mindful Eating School Євген Малютін.

Що змінилося?

Автоматизоване управління оплатами

Щодня в школі проходять десятки оплат через різні канали. Тепер менеджери не відстежують кожну оплату вручну: NetHunt CRM автоматично надсилає сповіщення в Telegram із деталями транзакції. Усього є три канали:

• основний — для платежів, у якому команда отримує інформацію про всі успішні транзакції;
• для магазину, який відображає статуси всіх замовлень;
• для рекурентних платежів, що контролює статуси підписок і продовжень.

«Власниця бізнесу не заходить у CRM, але завжди в курсі всіх оплат. Вранці відкриває телеграм, бачить, що за ніч накапало платежів — і день одразу починається добре. Якщо оплат немає, отже, час розбиратися, що не так», — пояснив Євген Малютін. 

Нагадування, що генерують 12% додаткового доходу

Якщо клієнт не завершив оплату, NetHunt CRM запускає серію з трьох послідовних листів. На пʼятий день CRM-система перевіряє статус оплати. Якщо її немає, угода закривається як неуспішна. Ця проста автоматизація генерує 12% додаткових оплат без втручання менеджера, додає операційний директор Mindful Eating School.

Контроль оплат і фінансова аналітика

Жодного хаосу, тільки цифри. Тепер у школі є:

• автоматизований облік оплат, де кожна транзакція миттєво фіксується в CRM-системі;
• фільтрація замовлень за статусом оплати (успішна, очікується, скасована);
• автоматичне оновлення етапів угод відповідно до платежів;
• дашборд у Google Looker Studio, де відстежуються всі метрики в реальному часі.

Масштабування завдяки NetHunt CRM

Завдяки автоматизації процесів у NetHunt CRM Mindful Eating School за рік змогла запустити низку нових проєктів та розширити лінійку продуктів.

Зокрема запустили:

• онлайн-магазин, де CRM-система автоматизує повний цикл оброблення замовлень: від отримання заявки до створення ТТН і надсилання статусів клієнтам;
• впровадження рекурентних платежів — системи підписок, де CRM-система контролює активацію доступу, нагадування про продовження й автоматично змінює статус клієнта залежно від платежу.

Результати впровадження

• 20% клієнтів повертаються на повторні продажі завдяки автоматизованому супроводу;
• додаткові 12% до доходу від оплат, що спочатку не відбулися, завдяки автонагадуванням;
• 160 000 автоматизованих дій на рік, які NetHunt CRM виконує замість менеджерів.

«Я амбасадор NetHunt CRM, мені дуже подобається. Ми все налаштовували самі, без залучення розробників, і тепер масштабуємо процеси далі», — резюмує операційний директор Mindful Eating School Євген Малютін.

Висновок

Mindful Eating School вийшла на новий рівень — замість ручної роботи команда концентрується на розвитку бізнесу. А NetHunt CRM працює на автопілоті, керуючи всіма основними процесами.

Можливо, пора задуматися, як автоматизація спростить життя і вашій команді?