Наприкінці 2023 року Mindful Eating School запропонувала революційний підхід до здорового харчування, який миттєво зацікавив сотні клієнтів. Проте стрімке зростання невдовзі перетворилося на операційний кошмар. Менеджери потопали в Excel-таблицях, плутались у десятках чатів, губили клієнтські заявки та щохвилини manually оновлювали статуси платежів.
Команда опинилася перед критичним вибором: або продовжувати виснажливу ручну роботу, яка вбиває весь потенціал бізнесу, або знайти системне рішення, що дозволить масштабуватися без втрати якості.
Потрібна була не просто CRM, а інтелектуальний інструмент, здатний підтримати унікальну бізнес-модель онлайн-школи та її амбітні плани розвитку. Саме тоді вони відкрили для себе NetHunt CRM — рішення, що перетворило операційний хаос на чітко налагоджений механізм.
Коли CRM гальмує зростання
Спочатку команда працювала з іншою CRM-системою, що здавалася зручною для продажів через месенджери. Утім, на момент великого запуску з’ясувалося:
- CRM не отримувала дані про оплату з платіжної системи. Отже, менеджери повинні були вручну оновлювати статуси для кожного клієнта;
- автоматизувати роботу не вийшло, оскільки власні воронки були недоступні, а базові сценарії не відповідали потребам школи;
- у момент пікового навантаження менеджери буквально потопали в таблицях, намагаючись розібратися, хто оплатив.
Вибір NetHunt CRM для автоматизації бізнесу
Mindful Eating School вирішили протестувати NetHunt CRM, яку швидко адаптували під свої потреби.
«Перехід був максимально легким. Імпорти в NetHunt відбуваються дуже просто. Нам вдалося перенести всю інформацію, яка була в попередній CRM, без втрат», — розповідає операційний директор Mindful Eating School Євген Малютін.
Що змінилося?
Автоматизоване управління оплатами
Щодня в школі проходять десятки оплат через різні канали. Тепер менеджери не відстежують кожну оплату вручну: NetHunt CRM автоматично надсилає сповіщення в Telegram із деталями транзакції. Усього є три канали:
- основний — для платежів, у якому команда отримує інформацію про всі успішні транзакції;
- для магазину, який відображає статуси всіх замовлень;
- для рекурентних платежів, що контролює статуси підписок і продовжень.
«Власниця бізнесу не заходить у CRM, але завжди в курсі всіх оплат. Вранці відкриває телеграм, бачить, що за ніч накапало платежів — і день одразу починається добре. Якщо оплат немає, отже, час розбиратися, що не так», — пояснив Євген Малютін.
Нагадування, що генерують 12% додаткового доходу
Якщо клієнт не завершив оплату, NetHunt CRM запускає серію з трьох послідовних листів. На пʼятий день CRM-система перевіряє статус оплати. Якщо її немає, угода закривається як неуспішна. Ця проста автоматизація генерує 12% додаткових оплат без втручання менеджера, додає операційний директор Mindful Eating School.
Контроль оплат і фінансова аналітика
Жодного хаосу, тільки цифри. Тепер у школі є:
- автоматизований облік оплат, де кожна транзакція миттєво фіксується в CRM-системі;
- фільтрація замовлень за статусом оплати (успішна, очікується, скасована);
- автоматичне оновлення етапів угод відповідно до платежів;
- дашборд у Google Looker Studio, де відстежуються всі метрики в реальному часі.
Масштабування завдяки NetHunt CRM
Завдяки автоматизації процесів у NetHunt CRM Mindful Eating School за рік змогла запустити низку нових проєктів та розширити лінійку продуктів.
Зокрема запустили:
- онлайн-магазин, де CRM-система автоматизує повний цикл оброблення замовлень: від отримання заявки до створення ТТН і надсилання статусів клієнтам;
- впровадження рекурентних платежів — системи підписок, де CRM-система контролює активацію доступу, нагадування про продовження й автоматично змінює статус клієнта залежно від платежу.
Результати впровадження
- 20% клієнтів повертаються на повторні продажі завдяки автоматизованому супроводу;
- додаткові 12% до доходу від оплат, що спочатку не відбулися, завдяки автонагадуванням;
- 160 000 автоматизованих дій на рік, які NetHunt CRM виконує замість менеджерів.
«Я амбасадор NetHunt CRM, мені дуже подобається. Ми все налаштовували самі, без залучення розробників, і тепер масштабуємо процеси далі», — резюмує операційний директор Mindful Eating School Євген Малютін.
Висновок
Mindful Eating School вийшла на новий рівень — замість ручної роботи команда концентрується на розвитку бізнесу. А NetHunt CRM працює на автопілоті, керуючи всіма основними процесами.
Можливо, пора задуматися, як автоматизація спростить життя і вашій команді?