Коли бухгалтер іде, а звітність залишається. Які проблеми розв’язує аутсорс?

Коли бухгалтер звільняється в розпал звітного періоду — це стрес для бізнесу. Доводиться відкласти всі процеси на потім, адже платити податки й подавати звітність досі потрібно. Та чи обовʼязково тримати всю роботу всередині компанії? 

Щоб не опинитися в подібній ситуації, деякі процеси можна делегувати підряднику. Разом із консалтинговою компанією EBS розповідаємо, як це зробити з користю для бізнесу та які ризики треба врахувати.

Як працює бухгалтерія на аутсорсингу?

Якщо ви передаєте ведення бухгалтерії аутсорсинговій компанії, вам не потрібно наймати працівника в штат. Усім бухгалтерським і податковим обліком займається підрядник. Таку співпрацю теж можна адаптувати: передати одну ділянку обліку, кілька або весь цикл.

Якщо у вас невеличка компанія, тоді можна передати підряднику всі ділянки роботи: від створення платежів до підготовки податкової та фінансової звітностей.

Зазвичай великі компанії долучають аутсорсинг на об’ємні процеси. Наприклад, адміністрування авансових звітів, оформлення й реєстрацію податкових накладних та оброблення первинних документів.

Великий попит має послуга tax compliance, де передаються функції головного бухгалтера в підготовці й поданні всіх різновидів податкової та фінансової звітностей. Така потреба може виникнути, коли в компанії є свої бухгалтери, але головний бухгалтер звільнився й нема заміни.

Отже, виділимо основні варіанти співпраці з аутсорсинговою компанією:

● повний аутсорсинг бухгалтерського й податкового обліку;

● передача окремих процесів бухгалтерії;

● формат tax compliance — винятково звітність.

Чи я зекономлю на передачі ведення бухгалтерії на аутсорсингову компанію?

Зазвичай вартість послуг аутсорсингової компанії порівнюють із рівнем зарплати бухгалтера. Утім, це дуже умовно. Не всі враховують, що для утримання штатного бухгалтера, окрім зарплати, потрібно ще створити умови. Зокрема, комп’ютер, робоче місце, відпустки, заміни, навчання, лікарняні тощо. У співпраці з підрядником вам про це не треба думати.

У нашій компанії працюють різні спеціалісти. В одній проєктній команді має бути щонайменше два спеціалісти. Водночас максимум ніхто не обмежує, бо це залежить від потреб клієнта. Так і формується вартість послуг аутсорсингу.

Передаючи бухгалтерію на аутсорсинг, ви можете зосередитися на більш фундаментальних процесах вашого бізнесу.

Окей, переведу бухгалтерію на аутсорсинг — і які плюшки здобуду?

У роботі з аутсорсинговою компанією вам не потрібно витрачати час на пошук нового бухгалтера, якщо попередній звільнився. Підрядник одразу шукає та навчає нову людину.

Аутсорсингові компанії мають широку експертизу. До прикладу, в нашій компанії є не тільки бухгалтери, а й податкові консультанти, юристи, спеціалісти з кадрового адміністрування тощо. Тому ми можемо закрити багато суміжних питань клієнта.

Діяльність аутсорсингової компанії, як правило, застрахована. Отже, якщо з нашої вини трапиться податкова помилка, ми компенсуємо збитки. Це гарантія, якої не дає штатний бухгалтер.

Перевагою роботи з аутсорсинговими компаніями є конфіденційність. Також гарантуємо безпеку персональних даних клієнтів, адже наша компанія постійно проходить зовнішні IT-аудити.

Чим я ризикую, переводячи бухгалтерію на аутсорсинг?

В аутсорсинговій компанії спеціаліст може вести декілька проєктів одночасно. Раніше керівники бізнесів мали упередження, що бухгалтер повинен бути поряд, щоб надати відповідь у будь-який момент. Однак уже всі звикли працювати віддалено й планувати свій робочий графік.

Усе, передаю бухгалтерію на аутсорсинг. Проте як це зробити?

Спершу вам треба вибрати із широкого переліку аутсорсингову компанію, з якою ви б хотіли співпрацювати. Можете зібрати рекомендації або звернути увагу на досвід кандидата, список поточних клієнтів і перелік послуг. Після цього радимо зустрітися з представниками компанії та обговорити всі питання.

Аутсорсинг не є універсальним рішенням для всіх бізнесів. Проте в багатьох випадках це чудова можливість делегувати рутинну роботу, щоб сконцентруватися на інших процесах розвитку бренду. Головне — обрати надійного підрядника, з яким вам буде комфортно й безпечно працювати.