Керування часом та ресурсами: як встигати все та не зійти з розуму

Є такі люди, яким ніколи не буде достатньо розміреного життя в форматі робота з 9 до 18, зустрічі з друзями, пес, якого треба вигулювати два рази на день, одне хобі та й все на цьому. Вони хапаються за все підряд, бо світ настільки цікавий та неймовірний, що важко не пізнати все, що попадає під руку.

До таких людей належать Head of People & Culture у Master of Code Global Аліна Вороненко та Юлія Ліснянська, Internal Communications Expert. Фахівчині вирішили поділитись своїми практиками та підходами, що допомагають встигати якомога більше і робити це ефективно. 

Plan is nothing, planning is everything

Першим кроком до досягнення балансу є належне планування. Запасіться інструментами: календар, блокнот, додаткові програми (тули) для планування. Не забувайте надати кожному інструменту конкретне призначення, щоб потім не згадувати де і що ви записали.

Я з тих людей, кому друзі пишуть про зустріч і в кінці кажуть: «Не забудь додати мене до свого календаря». Нагадування, зустрічі та навіть місця, якщо ми поговорили та не визначились до кінця що-де-коли, це все треба узгодити пізніше. Бо чого немає в календарі — про те не домовлено.

Стоїцизм у керуванні часом

Ставтеся до несподіваних ситуацій стоїчно, і контролюйте тільки те, що підвладне вашому контролю.

Календар — це як складання пазлів або гра в тетріс, якщо хочеться ефективно розподілити час.

Якщо обдумати плани на місяць, розподілити їх на два тижні, а потім коригувати безпосередньо за два-три дні, то у вас завжди буде запасний план. Користуйтеся гнучкістю у керуванні часом.

Колись я просто сходила з розуму, якщо в моїх планах бодай щось змінилось (навіть коли зустрічі просто скасовувались). Тут нічого не допоможе, якщо не змінити майндсет. Мені настільки важливо було контролювати час, що я витрачала на це купу енергії та дуже стресувала.

Минулого тижня заповнювала щоденник стоїцизму, вправою тижня в якому була: продумати наперед, що може піти не так у цьому дні, щоб «програти» цю ситуацію одразу ж та не хвилюватись з цього приводу.

Чесно кажучи, я забула зробити цю вправу, тож того тижня у мене пішло майже все не за планами. Починаючи з понеділка із заторами та довгою дорогою Києвом, закінчуючи ранковими вибухами в середу, які, звичайно, все посунули. Тільки тоді я піймала себе на думці, що вже приймаю факт зміни розкладу спокійно. Це для мене нове досягнення, і я йому дуже раділа. 

Встановлення пріоритетів та фокусів

Визначте свої пріоритети та зосередьтеся на них. Важливо зрозуміти, що не всі завдання мають однаковий пріоритет, і вкладайте свій час та енергію у те, що справді має значення.

Щоб розуміти, скільки часу я маю витратити на ту чи іншу задачу, я намагаюсь вирахувати приблизні часові проміжки. Тобто, якщо у мене є п’ять-сім задач на день і кожна займає 30 хв, то я витрачу на роботу від 2,5 до 3,5 годин. Це дуже допомагає у плануванні, бо якщо у вас є ще й п’ять зустрічей, тривалістю годину кожна, то ви не завершите всі задачі.

Тут допоможе матриця Ейзенхауера — що важливо і терміново, те робимо сьогодні. Що може зачекати — переносимо на наступний день. 

Відновлення ресурсів

Дозволяйте собі відпочинок та час для відновлення енергії. Не дарма кажуть, що продуктивні люди багато сплять, і що для кращих результатів спортсменам треба неабияку увагу приділяти відновленню.

Додавайте до свого розкладу час для відпочинку та розваг, що допоможе вам бути більш продуктивними в довгостроковій перспективі.

30-хвилинна прогулянка між дзвінками в обід допомагає перемикнутися та морально відпочити від постійних обговорень робочих питань. Якщо у вас є пес, то ви щаслива людина і можете взяти собі компаньйона для прогулянки. І запам’ятайте, Девід Аллен у своїй книзі «Getting Things Done» казав: «Продуктивність, це не коли ви у відпустці фізично, але думками на роботі. Продуктивність — це коли ви фізично у відпустці й думками теж. Ви в моменті. Тільки тоді ви продуктивні». 

Тому не забувайте заземлятись, і якщо гуляєте — споглядайте природу, відчуйте свіже повітря, зосередьтесь тільки на тому, що є зараз. 

Прийняття невдачі та відновлення

Зрозумійте, що невдачі не є кінцем світу. Приймайте їх як частину процесу розвитку та вчіться на них. Обговорюйте свої помилки та шукайте способи виправити їх у майбутньому.

Моя психотерапевтка якось сказала мені: «Помилки — це нормально. Ненормально — робити одну і ту саму помилку декілька разів». Дозволяти собі помилятись — значить, бути людиною і приймати той факт, що ми не все знаємо і вміємо.

У цьому є багато внутрішньої сили та можливості відкриватись новим проєктам та заняттям з цікавістю. 

«Коробка ресурсності»

Визначте межі своєї ресурсності та дотримуйтесь їх. Знаючи свої ліміти, ви зможете краще керувати власним часом та енергією, уникати перенапруження та вигорання.

Коли я зіштовхнулась двічі з темою вигорання, я все-таки зрозуміла, що я щось роблю не так.

Це сталось після початку пандемії COVID-19. Всім довелось згорнути своє соціальне життя в мішечок та відкласти на полицю до кращих часів. Працюючи постійно вдома, особливо сильно стираються кордони між особистим та робочим. Бо все це — один і той же простір.

Ми вже настільки звикли до цього, що не помітили, як почали перепрацьовувати, підглядати в робочі чати після 19:00 і казати собі: «Ой, все одно немає більше чим зайнятись». Але ця стратегія з самого початку провальна. Ви деякий час так пропрацюєте, а потім зрозумієте, що працювали собі в мінус або завдяки резервним ресурсам.

Потім починаються проблеми не тільки з увагою та концентрацією, а й з фізичними показниками. Вкрай важливо зупиняти себе та ставити у свій графік уроки з малювання, вокалу, йоги та інших ресурсних занять, які додадуть вам енергії, яку забирає робота.

Прислухайтесь до себе 

Не очікуйте від себе завжди однакової швидкості. Прислухайтесь до себе. Відчуйте, коли ви більш продуктивні, а коли менше? Яку задачу ви краще виконуєте в кавʼярні, переповненій людьми, а яку вдома? А для якої вам не потрібен лептоп, а лише свіже повітря? І памʼятайте, що бути на високих оборотах постійно неможливо. 

Раніше мені здавалось, що якщо я зупинюсь хоча б на мить — все трісне по швах, зламається і полетить в прірву. Тому всі переваги відпустки довше ніж на чотири дні я дізналась десь на році шостому своєї безперервної гонитви за карʼєризмом.

Зараз все інакше — я розумію, що зупинятися важливо, і роблю це досить часто. Та іноді я скидаю швидкість, а обороти залишаються тими самими. Це відчуття, коли ти вже скинув все зайве, всю відповідальність та увагу, а от в голові у тебе все ще несеться. 

Я іноді дивлюсь на свою команду і розумію, що бувають періоди, коли в них перформанс такий, ніби у мене не троє людей в департаменті, а 10. Та я завжди знаю, що згодом це обернеться тим, що вони будуть працювати як за двох. І мені це ок, я під це підлаштовую навантаження і відстежую їхній стан, коли вони збавляють обороти.

Як менеджеру, мені важливо знати, коли працівники відчувають та хочуть «забутись в роботі та отримати більше навантаження», а коли їм треба відпочити. Це про чесність з командою та з собою. І це про довгострокові взаємини. Тому обороти тут не можуть бути постійно високими. Треба це приймати і в собі, і в людях.

Сподіваємось, що наш досвід та такі поради допоможуть вам трошки розставити по полицях той набір «хочу« та «треба», який є у вашому to-do-list кожного дня.