Цифровізація проти «паперової армії» — як ДОТ скоротив цикл постачання ЗСУ в 4 рази

Державний оператор тилу (ДОТ) — державна агенція, що забезпечує потреби Збройних сил України. У колонці для Vector радниця з ІТ в ДОТ Альона Жужа поділилася їхнім кейсом створення та запуску ІТ-системи, яка перевела бюрократичні процеси в «цифру» — DOT-Chain.

Як бюрократія впливає на постачання ЗСУ

«Для отримання довідки приходьте на третій день після сонячного затемнення з рогом єдинорога та бланком від оракула», — приблизно так виглядає досвід взаємодії з державними органами для багатьох. Багато паперів, великі черги, довгі процедури. 

У мирний час це викликало лише роздратування.

Але зараз, під час повномасштабної війни, будь-яка забюрократизованість та неефективність процесів, особливо пов’язаних із забезпеченням ЗСУ, напряму впливає на нашу обороноздатність. 

І от уявіть, що ви приходите працювати в новостворену структуру, головна мета якої — реформувати одну з найважливіших державних сфер — систему тилового забезпечення. Систему, яка все ще думає та функціонує за радянськими патернами, де процеси не змінювались десятиліттями. Я б порівняла це з отриманням документа в умовній «Дії» та державному органі. У першому випадку можна зробити все за кілька хвилин. У другому — потрібно відпрошуватися з роботи, стояти в черзі й цілий день ходити по кабінетах. Тобто результат один, але ресурси витрачені на його досягнення різняться в рази. 

Саме в такій ситуації, коли необхідно швидко змінити наявний стан речей, опинилася команда Державного оператора тилу — агенції, яка з грудня 2023 року відповідає за тилове забезпечення наших захисників харчовими продуктами, пально-мастильними матеріалами та речовим забезпеченням. 

Державні органи — це складні структури з безліччю відділів і працівників, які щодня обмінюються тисячами документів. З одного боку, без цих документів неможлива їхня робота. Та з іншого — цей масив паперових даних значно уповільнює процес прийняття та реалізації рішень. Адже будь-який документ потрібно підготувати, відредагувати погодити та опрацювати. З часом вся робота державної структури починає крутитись довкола паперів. І якщо цей процес не оптимізувати, то він почне з’їдати всі ресурси системи. 

У військовій сфері ця забюрократизованість навіть отримала окреме визначення — «паперова армія». І це доволі точно передає суть.

Тільки начальники продовольства у військових частинах сумарно заповнювали більш як 30 000 документів щотижня. Формування одного документа, залежно від його об’єму, займало від десятків хвилин до декількох годин. А ще ж його потрібно було погодити, відправити, постачальник мав отримати та опрацювати документи, відправити продукти до частини, а сама частина мала підтвердити отримання і так далі аж до етапу оплати. Тож весь цикл постачання міг займати понад 2 місяці.

Тож ІТ-система, над якою ми в ДОТ працювали, мала закрити наступні потреби:

• Бачити реальний стан справ на кожному етапі забезпечення та в цілому.
• Надати дані для прийняття управлінських рішень.
• Пришвидшити процес.
• Мати зручний та зрозумілий інтерфейс.
• Швидко опрацьовувати великі масиви даних.
• Бути захищеною.

Як працює DOT-Chain

По суті, DOT-Chain — це середовище, яке організовує взаємодію між військовою частиною, Державним оператором тилу та постачальниками: від подавання заявки, формування замовлень, їхнього коригування до оформлення первинних документів, які фіксують факт доставки та слугують підставою для проведення оплати. Система дозволяє перевести абсолютну більшість процесів з паперу в цифру.

Зважаючи на весь масив даних, одним із ключових викликів було забезпечення стабільної роботи системи при обробці великих обсягів інформації. Для розв’язання цього питання наші фахівці працювали над побудовою такої архітектури, яка б змогла все це забезпечити й при цьому не погіршити користувацький досвід взаємодії з системою та була б швидко впроваджена.

Тож окремим важливим пунктом став інтерфейс. Занадто складна у візуальному та користувацькому плані система могла б призвести до відторгнення та банального небажання працювати з нею. Особливо зважаючи на те, що в ЗСУ служать люди з різним досвідом.

Тому в дизайні ми вирішили запозичити патерни з «Дії» — добре знайомого більшості українців продукту. Це значно спростило процес входу для нових користувачів. Крім того, ми передбачили заповнення інформації у спосіб, коли частину даних система підтягує автоматично на підставі попередніх документів, — людині залишається ввести лише змінні дані та перевірити коректність документа.

У цілому DOT-Chain супроводжує цикл постачання на всіх основних етапах:

• Формування заявки, в якій вказана потреба в продуктах.
• Її підписання начальниками продовольчого забезпечення.
• Формування запиту від ДОТ та його замовлення у постачальників.
• Коригування від військових та постачальників, якщо вони є.
• Формування видаткової накладної постачальником та її підписання військовою частиною щодо приймання продуктів.
• Подання рекламації (скарг), якщо були порушення.
• Формування актів, за якими проводиться оплата, що є фінальною точкою у циклі постачання.

Робота над розробкою

Під час розробки ми орієнтувалися, у першу чергу, на швидкий запуск ІТ-системи. Ми комбінували різні гнучкі методології в розробці — Scrum і Kanban, залежно від етапу розвитку продукту. Scrum використовували у випадках, коли потрібно було швидко тестувати інкременти продукту, створювати нові функції або суттєво змінювати вже наявні. До Kanban зверталися для стабілізації функцій перед критичними релізами.

Для розробки сформували повну команду, до складу якої увійшли всі необхідні ролі: продакт-оунер, бізнес-аналітик, UX/UI-дизайнер, QA-інженери, тестувальники, бекенд- і фронтенд-розробники, девопси, а також інженери з кібербезпеки.

Також нам вдалося впровадити трирівневу лінію підтримки:

1. Перший рівень: консультування представників військових частин із базових питань або сценаріїв використання.
2. Другий рівень: робота тестувальників для аналізу та розуміння, чи є виявлене явище дефектом або запитом на зміну, модернізацію.
3. Третій рівень: команда розробки усуває дефекти, а продакт-оунер визначає, чи йдеться про нову функцію.

Загалом ми розділили проєкт на кілька етапів, орієнтуючись на квартальні цілі, та для кожного визначили окремі показники. Після цього декомпозували scope на окремі ітерації. Поки напрацьовувалася аналітика, ми деталізували вимоги — функціональні можливості системи, модель даних, бізнес-правила. Це дозволило працювати паралельно та запускати Proof of Concept (PoC) кожного блоку функцій. Через PoC команда розробки взаємодіяла, синхронізуючи очікування щодо майбутнього цього блоку. У кожній наступній ітерації його доводили до цільової моделі.

Іншим треком ми запустили активності з тестування на проникнення та сканування вразливостей. Розуміючи чутливість даних, ми приділили значну увагу кібербезпеці майбутнього рішення. На певних етапах запускали різноманітні перевірки та усували потенційно небезпечні вразливості.

Таким чином дійшли до першого MVP-релізу. У ньому користувачі були попередньо зареєстровані та могли лише створювати, заповнювати вручну та підписувати заявки. Цей мінімум дозволив нам за перші два дні зібрати понад одну тисячу заявок. Наразі команда працює за Scrum-методологією із місячними спринтами, розширюючи наявні функції,і додаючи нові.

Труднощі та виклики

Під час впровадження системи ми зіткнулися з певними викликами, серед яких я б виділила два основні: консервативність частини користувачів та необхідність синхронізації нормативної бази з наявними функціями.

Консервативність проявлялася в тому, що, хоч паперова робота мало кому подобається, вона залишалася зрозумілим і давно опанованим середовищем. Багато військових роками, навіть десятиліттями, працювали за усталеними патернами. Цифровізація цих процесів викликала певний опір, адже потрібно було вивчати нові підходи, витрачати на це час і зусилля. Та завдяки активній взаємодії з користувачами та роботі нашої команди підтримки під час навчання більшу частину цих питань вдалося подолати.

Станом на зараз через DOT-Chain оформлюється 100% заявок і замовлень. З первинними документами ситуація дещо інша: наразі показник становить 30%, проте демонструє позитивну динаміку до зростання.

Щодо синхронізації з нормативною базою, то часто траплялися випадки, коли певні функції уже були доступні, але не було відповідних указів чи постанов, які б регулювали взаємодію військових із цими інструментами. У таких випадках виникали ситуації, коли рішення є, але через формальні причини користуватися ним неможливо.

Сподіваюся, що в майбутньому ми зможемо рухатися в однаковому темпі, адже бюрократичні затримки іноді призводять до пауз у впровадженні важливих і корисних рішень для наших захисників та захисниць.

Яких результатів досягли

Попри всі виклики впровадження, DOT-Chain дозволив Державному оператору тилу скоротити цикл постачання продуктів до військових частин у середньому в 4 рази. Ця система змінила саму концепцію процесу, зробивши її значно ефективнішою та прозорішою.

Відтепер уповноважені особи від військових частин (начальники служб продовольчого забезпечення, відповідальні особи за склади тощо) можуть виконувати більшість бюрократичних операцій — формування заявок на продукти, замовлень, коригувань до них, видаткових накладних та актів прийняття-передання — онлайн і всього за кілька кліків.

Якщо раніше для формування акту військовослужбовець мав зібрати всі пов’язані паперові документи (а це могли бути сотні сторінок), провести їхнє звіряння та перерахунок, то тепер усі ці функції система виконує автоматично. Користувачеві залишається лише перевірити й підтвердити фінальні цифри. Система також забезпечує передавання інформації між різними ERP-системами.

Так, отримуючи заявку від військової частини, постачальник може перевірити наявність необхідної продукції на складах і побудувати логістичний маршрут через свою облікову систему. Завдяки цьому процес, який раніше займав 45–60 днів, скоротився до 14.

Окрім того, ми досягли значного зростання прогнозованості. Цифровий формат дозволяє швидко отримувати, групувати й аналізувати дані, які раніше оброблялися вручну місяцями. Ми чітко бачимо, які постачальники виконують свої зобов’язання вчасно, а які допускають затримки. Це дає змогу оцінювати ефективність співпраці, краще планувати закупівлі та забезпечення військових частин.

Як виглядає DOT-Chain

Ще одним важливим нововведенням стало впровадження онлайн-механізму подання скарг на якість продуктів. Тепер військові частини у DOT-Chain можуть оперативно інформувати про випадки постачання неякісних продуктів, що дозволяє ДОТ швидко реагувати на такі ситуації. Найближчим часом запрацює функція подання рекламацій щодо своєчасності та повноти постачання.

Перспективи DOT-Chain виходять далеко за межі харчового забезпечення. Завдяки універсальній архітектурі система може бути масштабована для інших державних закупівельних процесів, що сприятиме цифровізації та оптимізації всієї системи державного управління. Зараз ми розробляємо модуль DOT-Chain Defence. Плануємо, що вже в першій половині цього року він запрацює та дозволить визначити потреби ЗСУ в безпілотниках, засобах радіоелектронної боротьби та розвідки, наземних роботизованих системах і наземних станціях керування.

Підвищувати ефективність роботи й полегшувати бюрократію за допомогою цифрових рішень — цілком реально. Навіть у такій консервативній сфері, як оборонні закупівлі я б виділила декілька важливих кроків, які варто зробити, плануючи запуск проєкту: