Чому ІТ постійно просить більше бюджету: 5 сигналів, що бізнес не розуміє, за що саме платить
Будь-яку статтю можна зберегти в закладки на сайті, щоб прочитати її пізніше.
Режим читання збільшує текст, прибирає всю зайву інформацію зі сторінки і дозволяє зосередитися на матеріалі. Тут ви можете вимкнути його в будь-який момент.
Щоразу, коли бізнес просить скоротити ІТ-витрати, а ІТ — збільшити бюджет, проблема полягає не обов’язково в сумі витрат. Часто компанія просто не має спільного розуміння, за що саме платить бізнес і які сервіси отримує натомість.
Із таким викликом зіткнулися й у Foxteam Digital. За понад 23 роки компанія пройшла шлях від внутрішнього ІТ-департаменту великого ритейлу до окремого бізнесу, що сьогодні обслуговує компанії групи та зовнішніх клієнтів. Одним із ключових етапів цієї трансформації став перехід до сервісної моделі управління ІТ.
За словами GM Foxteam Digital Євгена Гребеновича, до цього рішення підштовхнула практична проблема: бізнесу було складно зрозуміти, із чого складаються технологічні витрати, а ІТ-команда не могла цього пояснити зрозумілою для замовника мовою.
У цій колонці — п’ять сигналів, які показали команді Foxteam Digital, що стара модель взаємодії більше не працює і потребує змін.
П’ять сигналів для змін
Ми у Foxteam Digital не одразу дійшли до висновку, що модель управління варто міняти. Проте поступово почали помічати проблеми в роботі з бюджетом, комунікаціями і розумінням вартості ІТ. І ось що, зрештою, підштовхнуло нас до змін:
1. ІТ як сліпа зона для фінансів.
Коли всі ІТ-витрати зведені в єдину загальну статтю, їхній зв’язок із бізнес-результатом губиться. Тому під час оптимізації найпростішим рішенням здається просто «зрізати 20%», хоч ніхто і не розуміє, які саме сервіси доведеться скоротити.
2. Хаос у комунікаціях.
Прямі звернення до інженерів в обхід єдиної точки входу ламають пріоритети й змушують команду постійно перемикатися між запитами. Як влучно сказав один із наших колег: «Ви зовсім не бережете нервову систему розробників».
3. Війна за бюджети.
ІТ зазвичай намагається обґрунтувати витрати через сервери, ліцензії та інфраструктуру. Але бізнес не купує сервери. Йому потрібен, наприклад, безперебійний e-commerce у піковий сезон із чітким рівнем сервісу та SLA.
4. Технічний сленг.
Бізнесу важливо розуміти конкретну послугу, її вартість і результат. Поки ІТ пояснює витрати технічними категоріями, а бізнес думає про свої процеси, домовитися майже неможливо.
5. «Безкоштовні» ресурси.
Якщо замовник не бачить реальної вартості споживаних ІТ-ресурсів, він не має стимулу контролювати їхнє використання. Як наслідок: зростають запити, інфраструктура і навантаження на команду.
Як ми зробили витрати ІТ прозорими?
Спочатку потрібно було показати, що саме бізнес споживає і скільки це коштує. Для цього ми запровадили Showback — звітність про фактичне використання ІТ-ресурсів та їхню теоретичну вартість. Реальних взаєморозрахунків ще не було, але бізнес уперше побачив ціну своїх запитів.
Після цього ми перейшли до Chargeback — внутрішнього виставлення рахунків конкретним бізнес-підрозділам. Це змінило логіку бюджетних дискусій: коли фінансовий директор хотів скоротити витрати, питання вже не було адресоване лише ІТ-відділу. Самі замовники могли вирішувати, від яких сервісів готові відмовитися.
Щоб така модель працювала, потрібно було зрозуміти собівартість кожної послуги. Ми побудували багаторівневу архітектуру сервісів, визначили чіткі правила розподілу витрат і провалідували їхню вартість. Це вимагало тривалих узгоджень, адже змінювалася сама модель взаємодії ІТ, фінансів і бізнесу.
Сьогодні Foxteam Digital управляє понад 100 ІТ-сервісами та 700 окремими послугами. Service Desk обслуговує понад 30 000 користувачів 365 днів на рік.
Для CFO модель дає прозору картину: видно структуру витрат, їхній розподіл між замовниками, вартість сервісів і фінансову відповідальність кожного бізнес-напряму. Це дозволяє прогнозувати потребу в ІТ-ресурсах і ухвалювати рішення про оптимізацію без механічного скорочення бюджету.
Що варто врахувати перед змінами
Не кожній компанії потрібен повноцінний Chargeback. До прикладу, для малого ІТ-відділу чи стартапу може бути достатньо Showback, щоб показувати обсяги споживання та їхню теоретичну вартість. Внутрішньому ІТ-підрозділу холдингу вже підійде Chargeback для розподілу витрат між центрами фінансової відповідальності.
Починати при цьому можна зі звичайного Excel. Свою першу MVP-модель ми зібрали саме так. Не варто чекати на ідеальну автоматизацію — важливіше почати збирати дані та показувати їх бізнесу.
Фінансова команда може допомогти перевірити цифри та правила обліку, але архітектором сервісної моделі має бути ІТ в співпраці з бізнесом, адже саме ІТ розуміє, із яких компонентів складаються сервіси та як вони пов’язані між собою.
Ця сервісна модель вплинула на розвиток Foxteam Digital. Побудувавши її, ми змогли виокремитися в самостійний підрозділ і почати надавати ІТ-сервіси за межами холдингу. У результаті отримали резидентство Diia.City, статус критично важливого підприємства, а також потрапили до списків Forbes та бізнес-спільнот.
Але головна зміна — у самому діалозі. Бізнес перестає питати ІТ «чому так дорого?», бо бачить, за що платить, скільки це коштує і яким сервісом може керувати. А ІТ отримує можливість перейти від внутрішньої функції до самостійного сервісного бізнесу.
Партнерські матеріали
