Автоматизація процесів без IT-команди: як малому бізнесу обігнати конкурентів?
Будь-яку статтю можна зберегти в закладки на сайті, щоб прочитати її пізніше.
Режим читання збільшує текст, прибирає всю зайву інформацію зі сторінки і дозволяє зосередитися на матеріалі. Тут ви можете вимкнути його в будь-який момент.
Попри швидкі темпи диджиталізації в Україні, малі підприємства досі суттєво відстають від середніх і великих компаній. За даними спільного дослідження Forbes Україна та KPMG, середній індекс цифровізації бізнесу в країні становить 55,7 бала зі 100, а малий бізнес набирає всього 41 бал. Ці цифри показують, що більшість малих виробників досі працюють по-старому: без централізованих систем, автоматизації та цифрових процесів.
Разом з українським сервісом Tracy розповідаємо, як допомогти малому бізнесу заощаджувати час і перетворювати системність на конкурентну перевагу.
Що дає бізнесу сервіс Tracy як цифровий інструмент?
Без цифрових інструментів менеджери змушені вручну зводити докупи інформацію з різних джерел — блокнотів, таблиць Excel, чатів тощо. Як показує дослідження Slack, 96 хвилин щодня витрачається даремно саме через неефективну організацію роботи. Працівники дублюють одні й ті ж дані у різних файлах, шукають потрібну інформацію «не в тих місцях» або повторно пересилають повідомлення на різні платформи. У результаті знижується продуктивність і гальмується розвиток компанії.
Натомість із правильним застосунком для бізнесу усі процеси ведуться централізовано. Зменшується кількість помилок, пропущених заявок чи забутих завдань. Це підтверджують і цифри. 59% малих підприємців, які впровадили нові технології, мали на меті спростити завдання й зекономити час. Чотири з п’яти малих підприємств використовують технології, щоб зменшити витрати, оптимізувати ланцюги постачань і покращити взаємодію з клієнтами та партнерами.
Як працює Tracy?
Tracy дозволяє створити застосунок для керування бізнесом без програмування. Він працює за принципом конструктора, де з готових елементів можна зібрати потрібний бізнес-процес чи базу даних.
Тут також є готові шаблони для CRM (продажів), логістики, виробництва, послуг тощо. Tracy поєднує простий і зрозумілий інтерфейс із деталізованими налаштуваннями, а також має мобільні застосунки для роботи з телефону чи планшета.
Як Tracy може допомогти малому бізнесу?
За допомогою Tracy можна налаштувати окремі застосунки для всієї команди, де будуть відображатися лише потрібні етапи, завдання й деталі. Серед доступних варіантів наповнення є:
- База клієнтів (партнерів, підрядників): керування контактами й замовленнями, історія спілкування, нагадування про важливі події.
- Планування задач: розподіл навантаження по виконавцях на діаграмі Ґанта, графіки роботи в календарі, точки доставки на мапі та інші візуалізації.
- Керування замовленнями від продажу до доставки: увесь цикл проходження замовлень на одному екрані.
- Базова автоматизація: замовлення переходять на наступний етап або архівуються автоматично.
- Відстеження часу: поля для внесення часу та звіти, фільтри для швидкого пошуку.
- Аналітика: воронка, графіки та інші подання даних, щоб швидше приймати рішення — на основі фактів, а не інтуїції.
Як цей застосунок працює для різних галузей бізнесу?
Без подібної програми компанія, що займається обслуговуванням кондиціонерів, працює переважно із вхідними заявками на щорічний сервіс або поточний ремонт. Із застосунком менеджер отримує нагадування про те, що певному клієнту невдовзі потрібне чергове обслуговування, та може сконтактувати й запропонувати послугу. Іншими словами, йдеться про регулярний дохід. Якщо постійний клієнт телефонує першим, менеджер одразу може знайти модель та серійний номер кондиціонера в базі.
Компанія, що виготовляє меблі на замовлення, без застосунку має купу плутанини: клієнти в телефонній книзі, ціни в Excel, умови в листуванні, креслення в блокноті, документація в окремих файлах на комп’ютері, процес виготовлення в постійних дзвінках, а фото об’єкту — в галереї серед котиків, сім’ї та скриншотів усього на світі.
Конструктор застосунку Tracy дозволяє зібрати весь цей процес у єдиній системі. Кожен виконавець долучається до роботи на своєму етапі та працює лише з потрібною й доступною частиною інформації про замовлення. Можна забути про зайве листування чи плутанину в послідовності й файлах. А портфоліо проєктів із деталями кожного замовлення допомагає швидко показати клієнту реальні приклади роботи просто на місці.
Компанії, що виготовляє пакування для їжі, без Tracy треба шукати приклади пакування в галереї чи в офісі, а тоді відповідати на купу уточнювальних запитань стосовно зовнішніх та внутрішніх розмірів, вартості та іншого. З програмою достатньо взяти планшет, встановити у фільтрі призначення пакування (скажімо, хот-дог) і показати всі варіанти у вигляді 3D-моделей, з фотографіями готових виробів, розмірами, матеріалами тощо. Це заощаджує час для всіх та викликає більше довіри з боку клієнта.
Компанія, що продає кліматичне обладнання, має понад 1000 дилерів по всій країні. Вони пропонують свій товар покупцям, бронюючи адреси об’єктів через Excel або месенджери. У результаті менеджери витрачають години на обробку заявок і повідомлення дилерів про результати. Найбільша проблема — відстежити перетини за адресами, що часто призводить до дублювання інформації та помилок.
Із програмою все відбувається автоматично: після заповнення форми на сайті заявка одразу з’являється в кабінеті менеджера. Перевірка введених даних гарантує повноту інформації, а режим перегляду на карті показує локації, які дублюються. Це не виключає участі людини в процесі, але суттєво полегшує та прискорює роботу менеджерів. Система також автоматично повідомляє дилерів про статус їхніх заявок.
Інтернет-магазин одягу має стандартні функції для роботи із замовленнями. А от із другорядними процесами, наприклад, обміном та поверненнями — уже складніше. У такому разі вся робота ведеться в табличках, де дуже складно відстежувати ланцюжок виконання замовлення. Конструктор застосунку для бізнесу дозволяє цього уникнути.
У базі можна зберігати замовлення з карткою клієнта, у якій вкладені повернення в логічній послідовності, що дозволяє чітко відстежувати порядок обмінів.
Чому уникати автоматизації — не вихід?
Якщо бізнесу потрібно організувати роботу команди так, щоб у кожного співробітника був свій зручний застосунок — у кишені, на великому екрані в цеху чи на комп’ютері в офісі — це зовсім не обов’язково має бути дорого, довго чи складно.
У Tracy усе можна налаштувати за кілька годин. Акцент платформи на простоті й мінімалізмі дозволяє створити робочий інструмент без зайвих кнопок, складних інструкцій і нескінченного навчання.
65% підприємств у світі підключають цифрові платформи протягом перших п’яти років роботи, тоді як українські підприємці роблять це в середньому вже через півтора року після запуску бізнесу. Якщо ви цікавитесь інструментами для бізнесу та налаштовані впроваджувати щось нове, ви вже попереду конкурентів.
Наступний крок — діяти, змінювати підхід до управління та звичні інструменти. Tracy — один із способів це реалізувати. Платформа дає шанс малому бізнесу стати гнучким, технологічним і конкурентоспроможним без технічних складнощів.
Партнерські матеріали
