Антикризовий план Б. Як бізнес-лідеру підготувати Personal Continuity Plan

Чому Personal Continuity Plan — не просто модний термін

Personal Continuity Plan (PCP) — це індивідуальна стратегія підготовки до потенційних життєвих криз чи значних змін, спрямована на збереження стабільності у складних ситуаціях. Його також називають «персональним планом безперервності». 

У той час як Business Continuity Plan (BCP) є загальною стратегією виживання компанії у кризових ситуаціях, Personal Continuity Plan постає особистим рятівним жилетом керівника. BCP відповідає на запитання :«Як працюватиме бізнес?», а PCP дає відповідь на гостріше: «Як працюватиме бізнес без ключової особи?».

Personal Continuity Plan є не лише частиною загального плану для бізнесу, а його критично важливим доповненням. Він враховує унікальну роль керівника у компанії, особисті зв’язки, неформальні домовленості та ті «невидимі нитки», якими тримається бізнес. Це план, який перетворює незамінного лідера на надійну систему, здатну працювати автономно.

Зрештою, це також спосіб керівника сказати команді: «Навіть за моєї відсутності, ось, як впоратися». Для нього такий план дій стає не просто особистим документом, а дорожньою картою для команди, нехай навіть тимчасовою.

Особливо важливим PCP є для стартапів, малих та середніх підприємств, де залежність від керівника є більшою. У великих компаніях є структура, яка здатна підтримувати функціонування, тоді як у малих організаціях відсутність власника може призвести до зупинки всіх процесів за кілька днів.

У контексті бізнесу було б необачно ігнорувати стратегічний інструмент, що забезпечує безперебійність бізнес-процесів за відсутності ключових керівників, як-от CEO, фінансового чи операційного директора, топменеджера тощо.

Для таких фігур у компаніях PCP пропонує:

1. Страхування від хаосу. Уявімо, що лідер випадає з процесів, — що дасть команді його РСР? Чіткий план дій, який дозволить запобігти паніці й приймати рішення автономно.
2. Збереження клієнтської довіри. Клієнтам важлива впевненість у тому, що домовленості будуть виконані. 
3. Фінансова стабільність. PCP керівника дозволяє уникнути фінансових труднощів у критичні моменти, особливо коли ресурси обмежені (зокрема це важливо для стартапів або крафтових підприємств).
4. Психологічний комфорт. Тут все просто: керівник спокійний, бо знає, що все під контролем. Команда впевнена, бо має чіткі інструкції.
5. Захист бізнесу. Без PCP раптова відсутність бізнес-лідера може спровокувати ланцюгову реакцію: інвестори засумніваються у стабільності компанії — партнери переглянуть умови співпраці — клієнти шукатимуть альтернативи.

Зрештою, парадокс PCP полягає у його превентивності: чим ретельніше бізнес готується до гіпотетичної відсутності ключових фігур, тим міцнішим він стає у реальності. Крім того, розроблення PCP може стати своєрідним «стрес-тестом» для компанії, який виявить та зміцнить її вразливі місця.

Кейс Apple після відходу Стіва Джобса

Кейс Apple після смерті Стіва Джобса є яскравим прикладом успішної реалізації Personal Continuity Plan керівника у глобальному масштабі. Підготовка до можливого відходу засновника, з яким компанію нерозривно пов’язували, почалася задовго до того, як це стало неминучим  Стів Джобс помер від раку підшлункової залози у 2011 році . 

Джобс поетапно передавав обов’язки нинішньому СЕО Тіму Куку від 2009 року, що дозволило команді та ринку поступово адаптуватися до змін у керівництві. Паралельно він створив сильну команду, згуртувавши навколо себе талановитих професіоналів, здатних продовжити його справу. Ключові фігури, які працювали в компанії ще за життя Стіва Джобса, як-от головний дизайнер Джонатан Айв, віцепрезидент Стів Задескі та віцепрезидент із продуктового маркетингу Філ Шиллер, залишилися в компанії, забезпечуючи спадкоємність візії.

Ключовим елементом у PCP СЕО для Apple стало збереження корпоративної культури. Носіями й передавачами корпоративної культури стали вищезгадані менеджери. 

Важливою частиною плану було довгострокове планування продуктової лінійки. Apple мала чіткий план розвитку продуктів на кілька років вперед, що дозволило компанії зберегти інноваційний темп навіть без безпосереднього керівництва Джобса. Не менш важливою була комунікаційна стратегія: компанія ретельно планувала, як повідомляти про зміни в керівництві інвесторам та громадськості, що допомогло мінімізувати негативний вплив на вартість акцій та репутацію бренду.

Смерть Стіва Джобса не суттєво вплинула на вартість акцій Apple, які відразу після цього впали у Франкфурті приблизно на 5% Франкфуртська фондова біржа Одна з найбільших бірж Європи та перший організований ринок цінних паперів. . А на NASDAQ впали менше ніж на 1%. Такий спад був шоковою реакцією інвесторів щодо майбутнього лідерства та інноваційного потенціалу компанії без Джобса, який був ключовою фігурою її успіху. Поза тим, вже протягом дня компанія змогла відновити вартість акцій.

Цікаво, що оголошення про смерть Джобса пролунало через день після того, як новопризначений генеральний директор Тім Кук вперше представив новий iPhone, дебютувавши у ролі ведучого презентації продукту Apple.

У довгостроковій перспективі акції Apple не лише відновилися, а й продовжили зростання. Під керівництвом Тіма Кука компанія зберегла високі показники та продовжила випускати успішні продукти. Вже наступного, 2012 року, Apple стала найдорожчою публічною компанією в історії. Не останню роль в цьому зіграло вдале виведення найголовнішої фігури Apple до 2011 року — Стіва Джобса. 

Результати впровадження PCP засновника вражають: після відходу Джобса у 2011 році Apple не тільки зберегла свої позиції, але й значно зросла. До 2023 року річний дохід Apple виріс до $383 млрд. Крім того, Apple продовжила випускати нові успішні продукти, як-от Apple Watch, AirPods. 

Цей кейс демонструє, що ефективний PCP головної фігури компанії — це не просто план дій у разі кризи, а стратегія забезпечення довгострокового успіху компанії, незалежно від присутності її ключового лідера.

PCP під час війни: історії українських СЕО

Іван Дмитрасевич Засновник United Angels Network, військовослужбовець у складі ППО

Про значення PCP для інвестиційного клубу та стартап-екосистеми

Мій приклад мобілізації показав важливість Personal Continuity Plan, хоча як стартап ми ще не мали формального PCP. Однак базові процеси вже були налагоджені, що допомогло клубу продовжувати роботу під час моєї відсутності. Введення в команду COO Ярослави Дмитрасевич та підтримка партнера Саші Ремінного дозволили зберегти стабільність. Вихід з операцій також дав поштовх до організаційних змін: ми підсилюємо команду новими людьми.

PCP є важливим для лідера, особливо у стартап-екосистемі, де непередбачуваність є частиною бізнесу. Стратегія продовження роботи полягає не тільки в плануванні, але й у швидкій адаптації до змін.

Усвідомлення [прим. ред. — важливості створення PCP] прийшло тоді, коли я мобілізувався. Це був швидкий процес, і ми не мали часу на підготовку формального PCP. Проте я розумів, що наші процеси та підходи повинні постійно вдосконалюватися через зростання клубу. Ми регулярно аналізували пітч дні, отримували зворотний зв’язок та впроваджували нові підходи, навіть незначні зміни мали позитивний ефект. Тому процеси завжди мають бути живими й адаптивними до викликів.

Ярослава Дмитрасевич, чинна CEO United Angels Network, згадує про ці події так: «Я не була в команді раніше — Іван знав мене як ментора мого освітнього проєкту Essi [прим. ред. нині Іван та Ярослава подружжя]. Коли його мобілізували, він мав пару діб, щоб вирішити всі справи, зокрема знайти заміну. Запропонував мені, я попросила час подумати, адже це було дуже неочікувано. Іван сказав що часу, на жаль, немає, тому я згодилась, ще не знаючи, що насправді чекає. 

Часу на підготовку практично не було — все відбувалося дистанційно через голосові повідомлення з інструкціями від Івана. 16-го його мобілізували, 18-го він уже знайомив мене з командою, а 26-го я проводила свій перший офлайн-захід у клубі».

Організаційні зміни та впровадження PCP у бізнес-процеси

Основні зміни охоплювали введення COO Ярослави Дмитрасевич для управління командою та партнера Саші Ремінного, який взяв на себе проведення пітч днів. 

Балансуємо через постійний аналіз ситуації. Ми маємо юридичні структури в Україні та Естонії, що дозволяє нам діяти гнучко на різних ринках. Моя служба у ЗСУ також дала додаткову експертизу у розумінні потреб defence-команд, що є унікальним для нашого ринку. Крім того, вихід з операційних процесів дав мені можливість подивитися на стратегію з helicopter view Helicopter view (або «погляд з гелікоптера») Здатність подивитися на ситуацію з вищої перспективи, охопивши всю картину цілком. Це дозволяє оцінити всі процеси компанії в комплексі та побачити нові можливості для розвитку, які не помітні у щоденному управлінні. , що вплинуло на наш розвиток.

Забезпечення стабільності бізнесу

Стабільність клубу забезпечувалась через якісну комунікацію та довіру. Я персонально звернувся до кожного інвестора, щоб пояснити ситуацію, і представив Ярославу та Сашу як основних контактів на час моєї відсутності. Це забезпечило плавний перехід і зберегло стосунки з інвесторами. Додатково, у мене була можливість залишатися на зв’язку і брати участь у ключових дзвінках.

Я зрозумів, що внутрішні процеси й команда є такими ж важливими, як і зовнішні фактори. Відсутність формального PCP виявилася корисною в тому сенсі, що ми швидко адаптувалися, покладаючись на внутрішні ресурси. Тепер я ще більше уваги приділяю стабільності команди та її здатності самостійно керувати процесами.

Поради щодо створення ефективного PCP 

Моя головна порада — завжди залишатися гнучким і бути готовим до непередбачуваних ситуацій. Необхідно делегувати важливі завдання тим, хто може забезпечити стабільність в умовах вашої відсутності. 

Крім того, важливо створити середовище, де команда відчуває відповідальність і може адаптуватися до нових викликів.

Володимир Дегтярьов Співзасновник Newsfront Communications, начальник служби зв’язків із громадськістю 13 бригади НГУ «Хартія» 

Значення PCP для бізнес-лідера

З самого заснування агенції ми з партнеркою Наталею Березовською дуже багато часу та ресурсів витрачали на відбудову процесів в агенції. Це стосувалось і системності планування фінансів, оцінки ефективності роботи груп та окремих фахівців, підготовки наступників для менеджерів різних ролей, Personal Development Plans для колег та інших. І хоч в мене не було як такого Personal Continuity Plan, але в агенції були відбудовані процеси, які підтримували нас протягом різних криз.

Ми вчимося на чужих помилках. На комунікаційному ринку України є десятки прикладів агенцій, які не змогли пережити кризові ситуації та «просідання» ринків. Ми спілкуємося з колегами та конкурентами в Україні та за кордоном, вчимося в них, здобуваємо додаткову освіту та навички.

Забезпечення фінансової стабільності

Щороку та за окремої потреби ми з колегами збирали та готували плани реагування на можливі кризи. У цих сценаріях ми використовували ту ж методику планування, що застосовуємо у роботі з клієнтами: аналіз та оцінювання можливих ризиків, ранжування їх, розроблення варіантів дій та відігравання цих сценаріїв з колективом. 

Загальна фінансова дисципліна, чіткі механізми обліку та звітності, прогнозування доходів та витрат, диверсифікація клієнтів за ринками та послугами завжди давали нам можливість проходити кризові ситуації, не залучаючи зовнішнє фінансування.

Поради щодо створення ефективного PCP

Важливо інвестувати час та ресурс в підготовку та навчання людей. У галузі професійних послуг єдине, що є в агенції — це сукупний досвід її колективу та інституційна пам’ять. 

Важливо зберігати цей досвід, поширювати його в колективі, а для цього необхідні внутрішні освітні проєкти. Наше рішення — це проєкт внутрішньої освіти Newsfront University та система менторства, коли керівники ведуть своїх підлеглих по кар’єрних сходах.

Створюємо надійний PCP: практичний підхід

Розроблення Personal Continuity Plan — це багатоетапний процес, який потребуватиме уважного планування та постійного оновлення. Першим кроком є оцінка ризиків. На цьому етапі необхідно проаналізувати всі можливі сценарії, які можуть призвести до відсутності ключової фігури в бізнесі. Це може бути не лише мобілізація, а й тривала хвороба, вимушений від’їзд чи інші непередбачувані обставини. Важливо розглянути їхній вплив на різні аспекти діяльності компанії.

Наступний крок — визначення цілей PCP. Тут важливо чітко окреслити, що саме має забезпечити план: чи то безперервність операційної діяльності, збереження клієнтської бази, підтримка фінансової стабільності, чи всі ці аспекти разом. Цілі мають бути не просто гаслами, а конкретними та вимірюваними орієнтирами.

Серцем PCP є розроблення стратегії. На цьому етапі народжуються конкретні дії та процедури, які активуються у разі відсутності керівника. Це своєрідний «план гри» для команди, в якому розподіляють обов’язки, встановлюють чіткі ланцюжки прийняття рішень, створюють протоколи комунікації з клієнтами та партнерами. Важливо, щоб стратегія була достатньо гнучкою для адаптації до різних сценаріїв.

Крім того, потрібно чітко визначити ресурси для реалізації PCP: фінансові резерви, кадрові ресурси, технологічні інструменти чи зовнішні консультанти. Кожен із них має бути доступним у разі необхідності.

Завершальним, але необхідним етапом є встановлення графіку перегляду та оновлення PCP. Рекомендується проводити повний «техогляд» плану щонайменше раз на рік, а також після кожної значної зміни в бізнесі чи зовнішньому середовищі. Додатково варто впровадити регулярні «чекапи» ключових елементів плану.

Більше про це

01 БІЗНЕС

Соло чи у команді. Як обрати шлях розвитку власного проєкту

Додати в закладки

Будь-яку статтю можна зберегти в закладки на сайті, щоб прочитати її пізніше.

Далі

Завершити

Реклама у Vector

Знайшли помилку? Виділіть її і натисніть Ctrl+Enter