9 простих способів, як змусити людей відповідати на ваші листи

Попри стрімкий розвиток соцмереж та миттєвих повідомлень, електронна пошта залишається незамінною для бізнес-комунікації. Проте не всі люди відкривають листи, і на це є декілька причин, пише Fast Company.

Що сталося

Електронна пошта потрібна нам для роботи, але кількість непрочитаних повідомлень, що зростає протягом дня, виб’є з рівноваги навіть спокійних людей. Є причини, чому люди не відкривають ваші листи. А також підходи, як зробити так, аби змінити це.

Чому люди не відповідають на листи

1. Ваш адресат перевантажений. Понад 120 листів щодня потрапляє до поштової скриньки офісного працівника, і важко встигнути їх усі переглянути. Люди змушені розставляти пріоритети, і ваше повідомлення може бути не в топі списку.
2. Ви не прорветеся крізь шум сповіщень. Часто листи втрачаються серед численних сповіщень від програм і сервісів, які не стосуються безпосередньої роботи. Нечітка тема або занадто багато одержувачів також знижують шанси на відповідь.
3. Вони не знають, як вам відповісти. Якщо ваш запит нечіткий або складний, люди можуть просто не знати, з чого почати відповідь. Перевантаженість інформацією також може стати причиною ігнорування листа.
4. Вони не знають, хто ви. Якщо ви не знайомі з адресатом, або ваше повідомлення виглядає як масова розсилка, його можуть просто не прочитати або навіть відправити у спам.
5. Ви надіслали лист у неробочий час. Багато людей не читають робочі листи після завершення робочого дня. Відправка листів у неробочий час зменшує шанси на швидку відповідь.
6. Ви не розумієте доцільності листа. Електронна пошта не завжди є найкращим засобом для складних або емоційних тем. Довгих чи заплутаних повідомлень також краще уникати.

Як збільшити шанс на перегляд ваших листів

1. Напишіть ефективну тему листа. Вона має бути конкретною і чіткою, щоб читач одразу зрозумів, про що йдеться. Якщо потрібна відповідь, додайте це у заголовок, наприклад, «Потрібна відповідь».
2. Не пропускайте привітання. Зверніться до одержувача на ім’я, щоб створити особистий зв’язок і підвищити шанси на відповідь.
3. Швидко переходьте до суті. Не приховуйте свого прохання чи запитання у довгих вступах. Найважливішу інформацію подавайте на початку.
4. Дотримуйтесь золотої середини щодо довжини листа. Дослідження показують, що оптимальна довжина листа для отримання відповіді — від 50 до 125 слів.
5. Додайте усю потрібну інформацію. Надання необхідного контексту та деталей підвищує шанси на те, що ваше прохання буде зрозумілим і виконаним.
6. Завершіть лист закликом до дії. Чітко вкажіть, що вам потрібно, коли і як слід діяти. Наприклад: «Будь ласка, надайте ці дані до п’ятниці».
7. Робіть свої листи чіткими та легкими для сприйняття. Простота мови і короткі речення підвищують зрозумілість і збільшують ймовірність відповіді.
8. Враховуйте таймінг. Найкращий час для відправки листів — зранку та на початку післяобіднього часу, коли люди частіше перевіряють пошту.
9. Будьте ввічливими. Це також має велике значення, якщо вам знадобиться відповідь у майбутньому. Так ви заохочуєте людей до взаємодії.