«Нічого не забуваю, бо нічого не пам'ятаю». Що допомагає операційному директору Vector бути ефективним
#спецпроєкт з
«Нічого не забуваю, бо нічого не пам'ятаю». Що допомагає операційному директору Vector бути ефективним
#спецпроєкт з
Ярослав Каплан
COO Vector
Ярослав Каплан – Chief Operating Officer видання Vector. Протягом 5 років і в роботі, і в особистих справах він дотримується методології GTD, або Getting Things Done. Її розробив американський бізнес-консультант Девід Аллен. Це рекомендації щодо підвищення власної ефективності, яка залежить зокрема від правильного планування роботи.
Разом з інноваційною компанією Lenovo ми розпочинаємо проєкт про особисту продуктивність, в рамках якого Vector поспілкувався з трьома керівниками в різних сферах.
У першому випуску говоримо з Ярославом Капланом про те, які програми допомагають йому дотримуватися правил GTD і який профіт вони принесли йому та компанії.
Разом з інноваційною компанією Lenovo ми розпочинаємо проєкт про особисту продуктивність, в рамках якого Vector поспілкувався з трьома керівниками в різних сферах.
У першому випуску говоримо з Ярославом Капланом про те, які програми допомагають йому дотримуватися правил GTD і який профіт вони принесли йому та компанії.
Як я налаштував GTD на Todoist
В особистих справах я вже 2,5 роки використовую платну версію сервісу для управління завданнями Todoist. Чому я його обрав?
1. Мені подобається інтерфейс.
Він не дуже складний і доволі симпатичний.
2. У мого телефону і комп'ютера різні операційні системи
Тому мені потрібна була кросплатформна програма.
Todoist спершу не був призначений для GTD: він створений для персональної продуктивності, як класичний таск-менеджер. Але оскільки сервіс доволі гнучкий, я зміг налаштувати там систему GTD самостійно.
Дотримуючись методології Getting Things Done, в плані на день у мене є не більше 7 завдань.
Звісно, я роблю більше, тому що багато завдань «прилітають» протягом дня. Але в будь-якому випадку я обов'язково виконую сім завдань з планового списку. Якщо здається, що це мало, спробуйте бодай два тижні робити по 7 завдань щодня і оціните збільшення своєї продуктивності.
Усі завдання я сортую за проєктами: «Vector» і «Особисті справи». Для кожного визначаю пріоритет і додаю контексти. Деякі завдання я виконую, сидячи перед комп'ютером, а деякі прив'язані до місця розташування. Наприклад, якщо дружина попросить придбати їжу для кота, то я можу встановити нагадування в Todoist за геолокацією. Коли опинюся в радіусі 200 метрів від зоомагазину, у мене з'явиться сповіщення: «Купити коту їжу». Радіус визначається самостійно.
Усі завдання я сортую за проєктами: «Vector» і «Особисті справи». Для кожного визначаю пріоритет і додаю контексти. Деякі завдання я виконую, сидячи перед комп'ютером, а деякі прив'язані до місця розташування. Наприклад, якщо дружина попросить придбати їжу для кота, то я можу встановити нагадування в Todoist за геолокацією. Коли опинюся в радіусі 200 метрів від зоомагазину, у мене з'явиться сповіщення: «Купити коту їжу». Радіус визначається самостійно.
Можна встановити нагадування за датою і часом. Крім того, я синхронізував з Todoist всі заходи в календарі. Це дозволяє не перевіряти сумісність планів власноруч і дуже економить час.
Загалом, якщо я бачу можливість скоротити часові витрати в якихось процесах, роблю це. Ціную, коли можна розблокувати комп'ютер відбитком пальця замість того, щоби щоразу вводити довгий пароль. Або коли техніка швидко заряджається. Також велику частину завдань я надиктовую: натискаю кнопку, яка перетворює голос в текст, – це зручно.
Загалом, якщо я бачу можливість скоротити часові витрати в якихось процесах, роблю це. Ціную, коли можна розблокувати комп'ютер відбитком пальця замість того, щоби щоразу вводити довгий пароль. Або коли техніка швидко заряджається. Також велику частину завдань я надиктовую: натискаю кнопку, яка перетворює голос в текст, – це зручно.
Ноутбуки ThinkPad від Lenovo для бізнесу
Ноутбуки ThinkPad T14 від Lenovo — основа продуктивності користувачів. Пристрої на базі процесорів AMD Ryzen Pro легко впораються з високопродуктивними програмами навіть у режимі багатозадачності. Зчитувач відбитків пальців, інтегрований у кнопку живлення, гарантує швидкий вхід у систему.
Завдяки автономності ThinkPad T14 можна працювати віддалено та не хвилюватися про заряд пристрою. Технологія Rapid Charge дозволить зарядити ноутбук від 0 до 80% лише за годину.
Завдяки автономності ThinkPad T14 можна працювати віддалено та не хвилюватися про заряд пристрою. Технологія Rapid Charge дозволить зарядити ноутбук від 0 до 80% лише за годину.
Вкрай важливо починати завдання з дієслова – «купити», «написати», «поговорити». Так мозок відразу розуміє, що потрібно робити.
Також я давно користуюся ще однією опцією: надсилаю на спеціальну електронну скриньку, згенеровану Todoist, важливі електронні листи, на які я не можу відповісти відразу. Програма сама дає мені завдання відповісти на кожен такий лист. Звісно, можна поставити прапорець у Gmail, але про нього я можу забути, а про завдання в Todoist – ні.
За два з половиною роки я виконав 7000 завдань. Todoist нараховує бали за виконання завдань, і мені подобається спостерігати за своїм рейтингом – я вже «гросмейстер продуктивності». Залишився останній рівень – «гуру».
За два з половиною роки я виконав 7000 завдань. Todoist нараховує бали за виконання завдань, і мені подобається спостерігати за своїм рейтингом – я вже «гросмейстер продуктивності». Залишився останній рівень – «гуру».
Як визначити, яке завдання вносити в Todoist?
«Якщо завдання можна виконати менш, ніж за дві хвилини, то робіть це відразу, не витрачайте час на запис», – говорить Девід Аллен, творець методології Getting Things Done.
Проблема в тому, що ми не завжди вміємо правильно оцінювати час. Те, що нам здається хвилинною справою, займає 10-15 хвилин. І якщо хапатися за багато таких дрібниць, то робочий день закінчиться, поки все виконаєш. Тому, коли у мене виникає бодай найменший сумнів у тому, що виконання завдання займе менше двох хвилин, я вношу його в Todoist.
Проблема в тому, що ми не завжди вміємо правильно оцінювати час. Те, що нам здається хвилинною справою, займає 10-15 хвилин. І якщо хапатися за багато таких дрібниць, то робочий день закінчиться, поки все виконаєш. Тому, коли у мене виникає бодай найменший сумнів у тому, що виконання завдання займе менше двох хвилин, я вношу його в Todoist.
Девід Аллен
Творець методології Getting Things Done
Девід Аллен каже, що мозок – це не жорсткий диск, який повинен зберігати інформацію. Це оперативна пам'ять, яка повинна генерувати ідеї. Тому я записую доволі багато ідей за день.
Раз на тиждень переглядаю, які завдання втратили свою актуальність, і вичищаю їх, щоб Todoist не перетворився на смітник. Сервіс надає статус «прострочений» всьому, що ви не виконали і не викреслили. Потрібно вирішити, що робити з такими завданнями: переносити на завтра або взагалі видалили дату.
Раз на тиждень переглядаю, які завдання втратили свою актуальність, і вичищаю їх, щоб Todoist не перетворився на смітник. Сервіс надає статус «прострочений» всьому, що ви не виконали і не викреслили. Потрібно вирішити, що робити з такими завданнями: переносити на завтра або взагалі видалили дату.
Notion забезпечує прозорість робочих процесів для всіх
Для роботи в Vector ми понад півроку користуємося застосунком для організації справ Notion. Раніше були Trello і Jira, кожен сам собі робив якісь нотатки. Але ми вирішили зібрати всі цифрові активи «під одним дахом». Так у нас спочатку з'явилася корпоративна база знань, потім під цей самий «дах» ми перевели систему управління проєктами, а згодом почали «обростати» додатковими продуктами для рекрутменту, продажу, а також стратегічного планування.
Також в Notion у нас знаходиться система, яку ми назвали «Комета», – це гра слів від «КОнтент-МЕнеджменТ». Вона містить сім етапів, за якими просувається кожен наш матеріал: від ідеї до публікації на сайті та в соцмережах. Це дуже зручно: коли журналіст бере в роботу ідею з відповідної колонки, то пересуває картку в колонку «Створюємо матеріал». Потім передає його редактору, і текст отримує статус «На редагуванні». Потім етап «Верстка і корекція», «Готово до випуску» та «Опубліковано».
Також в Notion у нас знаходиться система, яку ми назвали «Комета», – це гра слів від «КОнтент-МЕнеджменТ». Вона містить сім етапів, за якими просувається кожен наш матеріал: від ідеї до публікації на сайті та в соцмережах. Це дуже зручно: коли журналіст бере в роботу ідею з відповідної колонки, то пересуває картку в колонку «Створюємо матеріал». Потім передає його редактору, і текст отримує статус «На редагуванні». Потім етап «Верстка і корекція», «Готово до випуску» та «Опубліковано».
В інших програмах схожий механізм, але Notion підкорив нас своєю універсальністю: за 10 доларів ми отримуємо функції п'яти різних програм.
Також ми використовуємо Notion для відділу продажу: побудували в ньому спеціальний інструмент, який візуалізує, на скільки відсотків ми виконали місячний план продажу. Працівники відділу бачать, наприклад, 20-го числа, що у нас виконано 80% продажу. Отже, треба доопрацювати ще 20%. Така наочність підвищує мотивацію і впливає на підсумковий фінансовий результат.
Нам зручно, що все знаходиться в одному місці: план продажу, історія взаємодії всіх наших клієнтів, управління контентом. Компанія працює ефективніше, коли всі процеси прозорі.
Нам зручно, що все знаходиться в одному місці: план продажу, історія взаємодії всіх наших клієнтів, управління контентом. Компанія працює ефективніше, коли всі процеси прозорі.
На Full HD дисплеї Lenovo ThinkPad T14 зручно будувати графіки та візуалізувати дані
На Full HD-дисплеї Lenovo ThinkPad T14 зручно будувати графіки і візуалізувати дані.
Як налаштувати місток між програмами
Раніше я не міг пов'язати між собою Notion і Todoist. Наприклад, якщо я або хтось із членів команди давав мені завдання в Notion, то потрібно було власноруч дублювати його в Todoist. Але кілька тижнів тому Notion опублікував API. Нарешті з'явився місток, який з'єднує різні програми і дає можливість автоматично обмінюватися інформацією між ними. Тепер, коли хтось мене тегнув в картці Notion, завдання відразу передається в мій Todoist.
Так само і з іншими сервісами. Наприклад, коли до нас звертається потенційний клієнт, він заповнює бриф. Раніше сейлз-менеджерам надходило сповіщення на пошту, а тепер дані з форми автоматично передаються по API в базу даних Notion. Там відразу заводиться картка клієнта з усією інформацією.
Так само і з іншими сервісами. Наприклад, коли до нас звертається потенційний клієнт, він заповнює бриф. Раніше сейлз-менеджерам надходило сповіщення на пошту, а тепер дані з форми автоматично передаються по API в базу даних Notion. Там відразу заводиться картка клієнта з усією інформацією.
Налаштовувати обидві програми потрібно власноруч. На Todoist я витратив близько 2 годин. У Notion час налаштувань залежить від специфіки роботи компанії.
Ми вдосконалювали нашу систему півроку. Тут важливо запустити процес, дивитися, які фішки працюють, і поступово все покращувати. Подібна інвестиція окупається сповна. До того ж, можна подивитися на YouTube, як налаштовувати обидві програми.
GTD змінила моє життя
Я користуюся методологією Getting Things Done вже років п'ять. Складно виміряти годинами, наскільки я стаю більш ефективним щороку. Але я можу оцінити свій емоційний стан: мені набагато комфортніше, є відчуття, що я контролюю своє життя, а не події контролюють мене.
Люди, які працювали в Vector ще до того, як ми почали користуватися Notion, можуть порівняти, наскільки також підвищилася наша ефективність як видання. За їхніми словами, зміни разючі. Тепер все в одному місці, всі знають, де знайти наш логотип, логін або пароль для входу в Google Analytics, де подивитися план і факт продажу за грудень минулого року, як це в динаміці порівняти з травнем.
Найбільше зручність такого підходу відчувалася під час локдауну: ми не могли зустрічатися в офісі, але завдяки Notion майже не помітили цього. Що є непоганим результатом.
Найбільше зручність такого підходу відчувалася під час локдауну: ми не могли зустрічатися в офісі, але завдяки Notion майже не помітили цього. Що є непоганим результатом.
Читайте також
Автор: Артур Прихно
Фотографка: Настя Діденко
Редакторки: Маша Ксьондзик, Дар'я Трапезнікова
Дизайнерки: Аліна Самолюк, Аня Янушевич
Фотографка: Настя Діденко
Редакторки: Маша Ксьондзик, Дар'я Трапезнікова
Дизайнерки: Аліна Самолюк, Аня Янушевич
