Забути, як страшний сон. Івент-індустрія про свої факапи та правила хороших заходів
Рік тому команда PMHUB запустила проєкт PMHUB Talk. Це серія бліцінтерв’ю, у яких лідери української івент-індустрії розповідають про свої кейси та правила, за якими живе галузь.
Цього року проєкт трансформується у мітап, який збере на одній сцені організаторів Ukrainian Fashion Week, Київського міжнародного економічного форуму, Event Industry Forum і фестивалю Atlas, а також менеджерів, які працюють з івентами у МХП, Parimatch Tech. 11 лютого спікери розкажуть про кейси та окреслять тенденції 2022 року. Але за лаштунками навіть найуспішніших заходів трапляються факапи.
«Уявіть, наш форум починається о 10 ранку, а рівно о 8:00 на локації зникає інтернет»
Сергій Слупський, Slupsky Agency
Цей факап стався на великому технологічному форумі, який ми організовували для компанії Dell. Щороку на ньому представляють нові лінійки ноутбуків, мережевого обладнання, серверів та іншої апаратури. У межах заходу проходила виставка, на яку доставили для демонстрації лінійку із 20 нових ноутбуків за день до івенту.
Напередодні ввечері ми розставили їх на стендах і протестували — все працювало.
Форум починався о 10-й ранку, і рівно о 8-й у нас відключається інтернет. Причина: на всіх 20 комп’ютерах Dell спрацювало оновлення програмного забезпечення, яке необхідно для їхньої системи безпеки. Так, коли о 8:00 усі 20 комп’ютерів почали одночасно оновлюватись, канал інтернету просто не витримав навантаження. Після безлічі спроб підняти мережу, ми просто перекинули інтернет-кабель із сусіднього об’єкту.
Для мене ця історія про те, що ви ніколи не можете передбачити все. Якими б досвідченими не були, скільки б у вас не було чек-листів.
Що для себе винесли?
- Якщо ви організовуєте івент з великою кількістю технічного обладнання, потрібно обов’язково виділяти кілька каналів. Важливо ділити інтернет на підканали: одна лінія для учасників, друга для стафу.
- Важливо заздалегідь вимкнути оновлення техніки.
«Глядачі у прямому ефірі побачили, як миється підлога»
Ірина Данилевська, Ukrainian Fashion Week
Це був показ українського дизайнера Олени Буреніної 2012 року. За її задумом, перша модель повинна була виходити на подіум у сукні з довгим шлейфом, змоченим у чорну фарбу. Це було дуже ефектно, але коли показ закінчився, з’ясувалося, що фарба в’їлася в паркет. Через 30 хвилин розпочиналося наступне шоу, і вся команда UFW разом із клінінгом кинулася відмивати подіум. Але головний факап був навіть не в цьому.
Оператор, який на той час, ймовірно, був під враженням від колекції, забув зупинити пряму трансляцію. І глядачі у прямому ефірі милувалися, як ми миємо підлогу. Дізналися ми про це із повідомлень від різних людей, які писали, як вражені оперативністю та злагодженою роботою команди UFW та самим фактом того, що вони побачили зворотний бік fashion-індустрії.
Що для себе винесли?
- Завжди працюйте із професіоналами. Навіть коли все здається простим і зрозумілим — проконсультуйтеся та переконайтеся, що ви врахували всі нюанси.
- У fashion-індустрії немає дрібниць. В івент-індустрії також. Як гості приїдуть на івент? Хто їх зустріне і якими словами? Як виглядають гардероб та туалет? Чи зручне запрошення, щоб покласти його в клатч? Чи не викличе алергію аромат квітів у приміщенні?
- Контент понад усе. Фото, відео, онлайн-трансляція. Краще заздалегідь продумати інстаграмні місця, де є гарне тло та освітлення. Переконайтеся, що на івенті буде професійний фотограф (контент-мейкер). Якщо після івенту не з’явилося фото в Instagram та відео в YouTube та ТікТок — вважайте, що заходу не було.
«Попросили купити плитки на 3,5 млн грн, а потім сказали, що такого не було»
Дар’я Сема, івент-простір PMHUB
Це один із найяскравіших факапів за всю мою кар’єру з благоустрою комерційної нерухомості. Багато років тому мій прямий керівник в усній формі «дав добро» на купівлю плитки на суму 3,5 млн грн. А потім сказав, що такого не було, підставивши мене перед замовником. Я все ж таки знайшла його ствердне «так», перечитавши мільйон чатів, але післясмак залишився.
Що для себе винесли?
- Фіксувати у листах кожну нову тему з обговоренням важливих питань із кількома сторонами.
- Фіксувати всі важливі телефонні розмови навздогін фолоапом з резюмуванням відповідальних, дедлайнів і завдань.
«Гості прийшли, а спікери – ні»
Оля Сафіна, Parimatch Tech
2019 року я разом із командою організовувала міжнародну конференцію PM GO 5.0. Для бренда це якірний івент, який переріс із корпоративного мітапу у велику конференцію. Подія проходила на піку інтересу до онлайн-формату, а для нас це був перший досвід онлайн-мовлення. І ось івент у розпалі, спікери виступають за розкладом, кількість глядачів досягла понад 4000. Ми зв’язуємося з кожним спікером за 30 хвилин до початку, щоб утримувати темп.
За 30 хвилин до свого виступу менеджмент Конора МакГрегора не відповідає. 10 хвилин до виходу в ефір і знову тиша. До кінця конференції спікер так і не вийшов на зв’язок. Ми ж викручувалися імпровізованим інтерв’ю ведучого з Сергієм Портновим, який, згідно з нашим планом, мав інтерв’ювати МакГрегора.
Що для себе винесли?
- Враховуйте специфіку вашого спікера: хто він, якою є його мотивація участі, яка форма спілкування йому комфортна, чи готовий він до імпровізації.
- Перестраховуйтесь, розробляйте додаткові сценарії й навіть антикризові шаблони. А міжнародних гостей найкраще заздалегідь записати для бекапу.
«Ми схопилися за голови, не знаючи, що робити далі»
Дмитро Сидоренко, Atlas
Ми — першопрохідці європейської фестивальної культури в Україні, тому доводиться вчитися на власних помилках. Якось ми довго вели переговори із західним агентом про виступ артиста, але ніяк не могли домовитися. Агент не схвалював наш офер і хотів його підвищити, аргументуючи, що артист за такі гроші не виступає. Якоїсь миті наш програмний директор у копії листа відповів нашому букеру російською мовою. Повідомлення було приблизно таким: «Ну навали йому, як ми зазвичай розповідаємо, що фестивальний ринок у нас тільки розвивається і люди ще не готові стільки платити за концерти». Він забув прибрати з копії агента артиста.
Коли ми зрозуміли, що сталося, скопіювали текст і вставили в Google-перекладач. Усе перекладалося без втрати суті. Ми схопилися за голови, не знаючи, що робити далі. Зрозуміли, що нічого вже не виправити, і цю ситуацію треба прийняти. Подивилися, з якими ще артистами цей агент працює, зрозуміли, кого ми не забукаємо найближчим часом.
На щастя, агент переклав текст, поставився з розумінням і навіть погодився на початкові умови. Для нас усіх це був урок, що перед відправленням потрібно все перевіряти десять разів.
Які висновки зробили?
- Завжди має бути план «Б» у разі перенесення. Ви повинні бути максимально мобільними та одразу продумувати мінімально болісні рішення і для себе, і для відвідувачів.
- Важливо дотримуватись усіх карантинних обмежень. У цій ситуації краще перестаратися, ніж недогледіти. Важливо вакцинуватися, закупити необхідні засоби особистого захисту та зрозуміти, як люди можуть дотримуватися дистанції.
- Знайдіть спільну мову з аудиторією. У таких нестабільних умовах довіра, відданість і любов ваших клієнтів — єдине, що допоможе подолати складнощі.
PMHUB Talk 2022 відбудеться 11 лютого в PMHUB — івент-просторі для подій галузей бізнесу, ІТ, Gaming & Entertainment.