Безперервність бізнесу. Як IT-компанія Ciklum працює під час війни

У рубрики мирного часу «Як вони працюють» з’явилася сумна приставка — «під час війни». Тепер компанії розповідають нам про організацію роботи в новій реальності, виплату зарплат і план дій. Їхня робота — важливий фронт — економічний. Віримо, що обмін досвідом допоможе приймати якісніші рішення, а хроніка подій запам’ятає важливий період історії українського бізнесу.

Ciklum — міжнародна компанія з розробки програмного забезпечення, заснована в Україні, в Києві. За інформацією DOU в українських офісах компанії працює понад 3000 співробітників.

Чи був у вас план на випадок повномасштабної війни?

Business Continuity Plan — план дій для безперервності бізнесу — у Ciklum був готовий задовго до повномасштабного вторгнення, адже Україна з 2014-го року жила у стані підвищеної загрози. Пріоритет цього плану — безпека всіх наших колег.

Ми з тривогою спостерігали за ескалацією з боку Росії з минулого року, тому підготувалися до різних сценаріїв. З початку 2022-го, коли ризики продовжили зростати, ми ініціювали проактивну тимчасову релокацію. Компанія запропонувала колегам переміститися до більш безпечних, з їхньої точки зору, регіонів. Для цього компенсували витрати на квитки чи пальне, а також проживання на початковий період.

Настільки масштабна агресія з боку РФ видавалася малореальною. Та ми були готові реагувати максимально швидко, щоб допомогти колегам виїхати із зони бойових дій. Тепер більше 70% наших колег залишили міста під прямою загрозою. Ми продовжуємо докладати всіх зусиль, щоб і решта перемістилася в більш безпечні локації.

Як зустріли війну? Які проблеми вирішували першочергово?

Хоча ми і говорили про небезпеку раніше, реальний початок війни для нас — як і для всього світу — став несподіванкою. Наші команди були напоготові та перейшли в оперативний режим практично одразу після перших російських атак.

Насамперед ми організували евакуацію наших колег. І ця робота триває досі.  

Також ми актуалізували усі доступні канали звʼязку з нашими фахівцями. Під час війни важливо обмінюватися інформацією максимально швидко. Ідеться про: 

• ситуацію в містах, 
• безпечні маршрути, 
• можливість виїхати нашими автобусами чи разом з колегами на авто, 
• опції підтримки з боку компанії, 
• поточні потреби людей.

Чи проводили релокейт співробітників?

У перші два тижні війни нам вдалося перемістити понад 70% колег до безпечних локацій. З кожним днем цей показник зростає. Колеги мають повну підтримку з нашого боку: Ciklum покриває проживання в готелях або ж видає «добові» спеціалістам, які самостійно шукають житло, на першому етапі.

Пріоритетний напрямок релокації — Західна Україна.

В нашій компанії гнучка політика вибору місця роботи. Тож частина колег ще на тлі ескалації виїхала за кордон. Наразі ми допомагаємо облаштовуватись нашим фахівцям у Польщі та Болгарії. 

Як підтримували співробітників фінансово

Безперервність бізнесу — це і непорушність наших зобовʼязань перед фахівцями.

• За кілька днів до війни ми переказали щомісячну винагороду нашим спеціалістам. Вирішили зробити це раніше, щоб допомогти людям переїхати до більш безпечних регіонів.
• Також Ciklum компенсував витрати на пальне чи квитки для такої релокації.
• Люди, які змушені були переїхати, отримують від компанії додаткову підтримку: чи то з проживанням, чи то з «добовими» для забезпечення побутових потреб. 
• Доходи колег зберегли в повному обсязі. Ми з розумінням ставимося до ситуації кожного, зокрема, оплачуємо і ті дні, які були витрачені на дорогу до безпечного місця. 
• Усі фахівці, які долучилися до лав ЗСУ, у березні отримають 50% від свого доходу та можуть розраховувати на нашу подальшу підтримку. Ми обовʼязково зберігаємо за ними місця в наших проєктах. 

Як перебудували роботу компанії?

Тепер значна частина зусиль йде на релокацію та на допомогу колегам, щоб вони змогли адаптуватися в поточних умовах.

Нашим адміністративним командам довелося швидко «перекваліфікуватися» і стати експертами з логістики та пошуку житла. Люди, які самі перебувають у стресовій ситуації, працюють вдень та вночі, щоб допомогти своїм колегам в «червоних» зонах. 

Завдяки надзусиллям цих спеціалістів ми змогли включитися в звичайну роботу практично з перших днів війни. Щойно перший шок та переїзд до безпечних локацій залишилися позаду, — наші колеги повернулися до роботи.

Клієнти розуміють та підтримують нас. Ми, зі свого боку, виконуємо всі свої зобов’язання перед ними. Тож необхідності змінювати бізнес-модель у нас не було. 

Як зараз організована робота?

Зміни функцій та організації роботи більше стосуються адміністративних команд. В компанії є багато людей, які хочуть допомагати іншим. Вони опановують нові навички та роблять набагато більше, ніж є в їхніх обов’язках.

Саме вони відповідають за перевезення колег, консультують людей стосовно пошуку житла, вирішення адміністративних питань. Ми робимо все можливе, щоб якомога більше колег було в безпеці, щоб вони могли працювати і почуватися спокійно.

Наші технічні спеціалісти працюють як зазвичай, виконують свої робочі задачі. Крім цього, багато людей долучається до волонтерських проєктів: вони займаються фандрейзингом чи задачами ІТ-армії.

Як підтримуєте емоційний стан та настрій у команді?

Регулярна комунікація, прозорість та зрозумілість всіх процесів дозволяє нам тримати «бойовий дух».

Звичайно, перші дні війни для всіх були непростими, особливо для тих людей, які екстрено залишили домівки в зоні бойових дій. Та своєчасна проактивна релокація, постійне інформування колег допомогли уникнути паніки.

• Тепер команди активно підтримують одна одну. Люди постійно спілкуються, діляться практичними порадами. 
• Компанія організувала серію вебінарів з психологом, щоб знизити тривожність та покращити психологічний стан. 
• У пригоді стала і наша програма підтримки ментального здоровʼя.
•  Нещодавно Ciklum запустив гарячу лінію екстреної психологічної допомоги для фахівців.

Як війна вплинула на кількість клієнтів і фінансові показники?

Ще зарано говорити про те, як війна вплине на фінансові показники компанії. Наразі ми фокусуємося на безпеці та добробуті колег: виділяємо значні кошти на це, а також на підтримку Збройних Сил України. 

 Наші клієнти поділяють цю позицію. Вони продовжують підтримувати Ciklum і українців.

Ми знаємо, що ІТ-сектор — один із небагатьох в Україні, що може майже безперервно продовжувати свою роботу та робити вклад в державну економіку. Тож ми робитимемо все можливе, щоб відновлення країни було швидшим. 

Попит на цифрову трансформацію залишається незмінно високим. Нам потрібно перелаштуватися під нові реалії, щоб зберегти репутацію України як провідного IT-хабу та утримати в країні найкращих фахівців.

Як зараз побудована робота з клієнтами?

Зрозуміло, що агресія Росії стривожила увесь світ.

Ми дотримуємося прозорості в комунікації з клієнтами. Регулярно інформуємо їх про свої дії, про те, як ми забезпечуємо безперебійне функціонування бізнесу.

Усі зобов’язання, які взяли на себе, виконуємо. Тепер у нас немає жодних затримок у роботі з клієнтами, працюємо стабільно та виважено.

Що плануєте робити, якщо війна затягнеться?

Київ був і залишається серцем Ciklum. Ми віримо в перемогу України та робимо все можливе, щоб її наблизити. Завдяки підтримці світової спільноти та країн Євросоюзу, наші колеги можуть залишатися там та працювати тривалий час. Ми ж, зі свого боку, інвестуємо понад 4 млн доларів в реалізацію нашого ВСР (Business Continuity Plan).

Водночас, Ciklum — глобальна компанія. Це дає нам можливість наймати фахівців у різних локаціях. Ми зможемо нарощувати портфоліо проєктів навіть у випадку затяжних воєнних дій.

Таким чином, ми можемо бути впевнені у стабільності бізнесу та зможемо підтримувати тих колег, які потерпіли від війни. 

Яке одне слово описує вашу роботу зараз?

Єдність

Ми збираємо історії компаній про те, як вони працюють під час війни. Якщо також хочете поділитися своїм досвідом, пишіть на editors@vctr.media.