Як вести податковий та бухгалтерський облік для ФОП — гайд

Відкриття ФОП — неначе офіційна реєстрація стосунків із коханою людиною в РАЦСі. З одного боку, усе як і раніше: ви, самозайнятий спеціаліст, і далі працюєте на себе й займаєтеся улюбленою справою. Але відтепер несете ще більшу відповідальність, особливо за свій фінансовий потік: його необхідно детально відстежувати, вчасно подавати всі звіти та сплачувати податки. Але бухгалтерія може бути простою, якщо знати, як правильно з нею працювати. Олена Хлонь, CEO застосунку Fairo в Україні, ділиться порадами, як ФОП вести фінансовий облік.

Бухгалтерські та податкові ФОП-процеси глобально можна поділити на п’ять складників:

• облік доходів;
• збір та зберігання документації;
• сплата податків;
• подання звітності;
• моніторинг змін у законодавстві.

Пропоную поговорити докладніше про кожну з них.

Облік доходів

З 1 січня 2021 року ФОПам необов’язково вести облік доходів у спеціальній книзі. Самозайняті спеціалісти можуть робити це в будь-якій зручній для них формі — паперовій чи електронній. ФОПи здебільшого надають перевагу останньому варіанту, тому Excel і Google Sheets стають для них найкращими друзями. 

Уникнути обліку доходів для ФОПів неможливо: це необхідно, аби без помилок подати звітність до податкової та завжди мати змогу підтвердити цифри в разі перевірки.

Збір та зберігання первинної документації

Первинна документація — важливі в бухгалтерії документи, необхідні для підготовки, перевірки й аудиту фінансової звітності організації або ФОПа. На бухгалтерському сленгу їх ще називають «первинка». Обмінюватися ними можна у двох форматах: паперовому чи електронному. 

Платники податків не можуть формувати показники податкової звітності й митних декларацій на підставі даних, не підтверджених первинними документами. Ось чому ці документи такі важливі. У разі неочікуваної аудиторської перевірки ви як зареєстрований ФОП зможете показати підтвердження вашої податкової звітності — свою «первинку».

Якщо ФОП одержує оплату готівкою, то його первинною документацією може бути:

• товарний чек;
• фіскальний чек РРО;
• розрахункова квитанція;
• рахунок-фактура;
• книга обліку доходів;
• банківська виписка з рахунку;
• акт прийняття-передання виконаних робіт;
• акт виконаних робіт;
• товарно-транспортні накладні;
• накладні.

ФОП, який надає послуги та одержує оплату в безготівковій формі, повинен мати банківську виписку. Але рахунок-фактура також не буде зайвим. Його ще називають «інвойс», і він повинен мати такі реквізити:

• дату виставлення рахунку;
• назву документу та порядковий номер;
• назву та реквізити (ІНН, код ЄДРПОУ, адреса) виконавця й замовника;
• платіжні реквізити;
• назву товарів та послуг;
• кількість товарів і послуг;
• ціну за одиницю;
• суму до сплати;
• валюту рахунку.

Сплата податків

ФОПів усіх груп об’єднує не тільки жага працювати на самих себе, але й необхідність сплачувати єдиний податок (ЄП) і єдиний соціальний внесок (ЄСВ). Залежно від групи фізичної особи-підприємця варіюються терміни та розміри цих податків:

• ФОП 1-ої групи мусять сплачувати ЄП у розмірі 10 % від прожиткового мінімуму авансом до 20 числа кожного місяця. Водночас із січня до травня включно вони звільнені від сплати цього податку. ЄСВ сплачується щоквартально в розмірі 22 % від мінімальної зарплати. ФОПи 1-ої групи звільнені від сплати ЄСВ за перший квартал.
• ФОП 2-ої групи сплачують податковий ЄП до 20 числа кожного місяця. Він становить 20 % від мінімальної заробітної платні. Сплачувати ЄСВ фізичні особи-підприємці мають щоквартально в розмірі 22 % від мінімальної заробітної платні.
• Для ФОПів 3-ої групи ЄП напряму залежить від їхнього прибутку. Якщо фізична особа-підприємець є платником податку на додану вартість (ПДВ), то ЄП для неї становить 3 % від зароблених за квартал коштів. Якщо ФОП не є платником ПДВ, то і ЄП буде більшим — 5 % від прибутку. Сплачується єдиний податок щоквартально, як і ЄСВ. Єдиний соціальний внесок для ФОПів цієї групи становить 22 % від мінімальної заробітної плати.

Подання звітності

Податкова декларація — це своєрідний гайд для податкової щодо діяльності фізичної особи-підприємця. У ній ФОП вказує, скільки заробляє, і скільки податків він сплатив чи має сплатити. Є два варіанти, як підприємець може подати звітність: у паперовому вигляді чи в електронному. У першому випадку фізична особа-підприємець має віднести до податкової звіт у двох примірниках, один із яких залишиться в установі. У другому випадку не потрібно навіть виходити з дому. Подати звітність можна в електронному кабінеті платника податків або ж із допомогою спеціальних застосунків. Останні особливо зручні тим, що бухгалтерський облік у них автоматизований.

Терміни подачі звітності з єдиного податку залежать від групи фізичної особи-підприємця:

• ФОП 1-ої й 2-ої групи мають робити це раз на рік протягом 60 календарних днів після закінчення звітного періоду.
• ФОП 3-ої групи зобов’язані подавати звітність щоквартально.

Терміни подачі звітності щодо єдиного соціального внеску для всіх однакові: раз на рік протягом 40 календарних днів після закінчення звітного періоду.

Постійний моніторинг змін у законодавстві

На перший погляд, це може здатися складним: закони постійно змінюються, додаються нові вимоги і правила. До того ж, їх досить багато, й перевіряти кожен самостійно — ресурсозатратний процес. Усю інформацію можна знаходити на спеціалізованих сайтах або тематичних Telegram-каналах. 

Постійно тримайте руку на пульсі ФОП-світу, фіксуйте свої доходи, вчасно подавайте звітність і сплачуйте податки, щоб оминути труднощі в бухгалтерському й податковому обліку.