Як екологічно казати «ні» підлеглим — фреймворк

Як часто ви кажете «ні» на роботі? Чи задумувалися, чому відмовляєте іншим? Коротке слово «ні» може стати як ефективним інструментом, так і знизити мотивацію працівника та команди. У колонці на Medium cвоїми поглядами на використання «ні» ділиться UX Manager IKEA Білгі Каран. Ми підготували адаптований переклад його тексту.

Різні види «ні»

Про те, як сказати «ні», написано чимало статей. Деякі з них пояснюють, як відхилити або переосмислити починання. Інші заохочують власників бізнесу відмовлятися від можливостей, які не відповідають їхній системі цінностей. Є й ті, що призначені допомогти людині встановити чіткі особисті кордони в стосунках. Але більшість з них заохочують лідерів говорити «ні» всьому, що не відповідає їхнім цілям.

Багато з цих статей дуже добре написані. На жаль, дуже мало з них роблять різницю між «Ні, я не буду» та «Ні, ти не можеш».

Я багато разів обпікався на цьому нюансі — як у ролі отримувача відмов, так і в ролі лідера, який каже «ні».

Сподіваюся, зможу допомогти вам уникнути дорогих помилок, що можуть зашкодити розвитку команди та вашій репутації.

Ні, я не буду

Це той тип «ні», яким ви відстоюватимете власну волю в тій чи іншій ситуації. З його допомогою можна заощадити час, енергію, зосередитися й уникнути помилок. Тобто варто казати доброзичливе, але тверде «ні» всьому, що відволікає вас від ваших цілей або цінностей. 

Йдеться про визначення пріоритетів. Наприклад, відмова від роботи по закінченню робочого дня, щоб відчувати себе свіжим наступного ранку, або щодо джоб-офферу, прикрашеного екстравагантними бенефітами. 

Це ваш власний індивідуальний вибір. Я не буду заглиблюватися в цей тип «ні». Про нього написано та сказано так багато, що вистачить на все життя.

Ні, не можна

Якщо не помітили, ми не працюємо в середовищі, де керівник може точно сказати співробітнику, що саме та як він повинен робити. Особисто мені не подобається, коли на тімбілдінгу хтось показує відео з піт-стопу «Формули-1» як приклад командної роботи. Таке мікрооркестроване й повторюване завдання є протилежністю викликам, з якими стикається сучасний лідер.

Нам варто прийняти концепцію лідерства-служіння. І навіть якщо не зараз, то, сподіваюся, незабаром стати тими лідерами, які «відчиняють двері» та не відволікають своїх підлеглих на зайве. 

Деталі того, як людина має виконувати свою роботу, не можуть і не повинні диктуватися лідером чи менеджером.

Такий тип робочого середовище дуже ускладнює використання другого типу «ні» — «ні, не можна». І це чудово для співробітників. Вони можуть прокладати свій власний курс для подолання викликів і відносно рідко потребуватимуть вашого керівництва. Минули часи, коли менеджер крокував по виробничому цеху, оцінюючи роботу за кількістю виготовлених деталей.

Що врахувати, коли кажете «ні, не можна»

Ваша культура

Культура — це сукупність того, що заохочується та ні в організації. Кожне ваше «ні» — мікротренінг для людей, які вас оточують. Воно дає їм підказки про ваші кордони та обмеження, а також про терпіння та вподобання. Тому стиль, нагода й контекст, у якому ви вимовляєте «ні», так само важливі, як і те, чому ви його кажете та результат цього рішення.

Люди, якими ви керуєте, повинні знати, що вони можуть довіряти вашим судженням. І цю довіру ви завойовуватимете за допомогою «коефіцієнту влучання». Тобто того, скільки з ваших відмов виявилися правильними рішеннями.

Як сучасний керівник, ви також повинні враховувати психологічний вплив слова «ні». Наприклад, коли не пускаєте колегу на семінар, відхиляєте його прохання виступити на конференції, на яку він був запрошений, або просто говорите, що він повинен використовувати певне програмне забезпечення без причин цього рішення. Йдеться не лише про вашу репутацію як лідера та менеджера, але й про психологічну безпеку працівника, який стикається з сухим «ні» без належного пояснення.

Дозволити людям робити власні помилки.

Помилки — це дивовижний інструмент навчання. Вони розвивають нас, як ніщо інше. Якщо людина достатньо зріла, щоб визнати помилку, дуже імовірно, що вона уникне її в майбутньому. 

Другий тип «ні» не дозволяє людям під вашим керівництвом допускати помилки. Таким чином ви іноді позбавляєте їх свободи дій та можливості вчитися. 

Але, незважаючи на всі зусилля, можливо, вам все ж доведеться зупинити когось страшним «ні». Тоді читайте далі.

Як казати «ні, ти не можеш»

Перш ніж сказати «ні», яке означає «ти не можеш цього зробити», ви повинні бути готові:

• Дати дуже обґрунтовану відповідь, чому. І ця аргументація має виходити за межі правил, встановлених у вашій організації. Ви навіть повинні пояснити, чому взагалі ввели певне правило.
• Пояснити, як це рішення допоможе всім іншим у довгостроковій перспективі, не створюючи неправильного прецеденту.
• Подумайте, чи можете ви сформулювати відмову як «Ні, ми не повинні». Це чудовий тест на те, чи можна віднести ваше «ні» до пріоритетів організації.
• Прослідкувати за якістю та наслідками вашого рішення зупинити цю дію чи ініціативу. Чи виконало ваше «ні» своє призначення?

Останній пункт особливо важливий для вашого власного зростання. Відстеження втрачених можливостей — це чудовий спосіб перевірити себе на далекоглядність та якість ухвалення рішень. І пам’ятайте, що ви можете сказати «ні» лише обмежену кількість разів на рік, не ризикуючи перетворитися на людину, яка лише забороняє. 

«Ні» і ваш вибір

У світі лідерства слово «ні» є сильним і важливим. Його правильне використання визначає ваші кордони, надає повноважень ухвалювати рішення та формує стиль керівництва. Однак, зловживання ним може зашкодити професійному життю та репутації.

Цілеспрямоване використання «ні» виконує різні функції на кшталт відмови, сповільнення, прискорення або уникнення ситуації. Успішні лідери наголошують на «владі стосунків», а не на «владі ролі». Вони чудово знають, коли приймати, а коли відкидати. Наприклад, відмова від нового проєкту, коли команда уже перевантажена, може запобігти майбутнім неприємностям. 

Але пам’ятайте, сповільнюючи людей, якими керуєте, або не дозволяючи їм робити власні помилки, ви завдасте довготривалої шкоди відносинам, які дбайливо будували роками.