Як ефективно спілкуватися в месенджері? Розбираємо на прикладах із робочих чатів

Написати «Привіт! У нас тут повний завал» і 10 хвилин набирати наступне повідомлення — це надійний спосіб довести співрозмовника до паніки за кілька секунд.

Group Lead у NIX Ірина Смердова впевнена: у такій ситуації краще відразу ж коротко описати, що сталося й наскільки все погано, а подробиці можна обговорити під час зустрічі. Ірина розповіла Vector про інші популярні помилки, яких ми припускаємося під час спілкування в месенджерах, і про те, як їх виправити.

Месенджер — це швидко, але не завжди ефективно

Месенджер у робочому середовищі — це інструмент короткого, формального спілкування, який не передбачає емоцій. Також він підійде для комунікації з людьми, з якими ви давно знайомі й добре їх знаєте. Знаєте цей момент, коли колега вперше за п’ять років спільної роботи, сперечаючися з усіма в чаті, поставив крапку в кінці речення? Тут явно зачаїлася образа.

Там, де необхідне розуміння емоцій людини, краще домовитися про зустріч або хоча б призначити зумкол. Далеко не всі люди грамотно користуються емодзі, смайликами, стікерами. Деякі взагалі їх ігнорують, як знаки пунктуації.

У середньому очікуваний час відповіді в месенджері — до 15 хвилин. Такий формат припускає, що абонент не витратить на листування багато часу, а ви швидко отримаєте відповідь.

Тому листування чудово підходить для з’ясування коротких запитань або обміну джерелами. Також месенджер хороший для коротких записів за підсумком зустрічей. Головні думки, висновки й подальші кроки можна оформити у вигляді пунктів і додати відповідальних за рішення перерахованих завдань.

Якщо записи об’ємні, то це вже e-mail формат. Доцільніше готувати лист на пошту й у потенційно конфліктній ситуації, коли може знадобитися поспілкуватися з кількома людьми.

На годиннику 18:59? Саме час відправити ТЗ

Можливо, ви відчували незручність, коли треба було вирішити: писати з робочих питань о 19:01 або 21:00 або почекати до завтра.

Якщо пізно ввечері у вас виникло питання «життя і смерті», писати в надії на негайну відповідь немає сенсу — телефонуйте. Але якщо ви знаєте, що з якихось причин ви не зможете додзвонитися керівникові або колезі, повідомте письмово.

Уся головна інформація має бути в одному повідомленні. Не допускайте, щоб емоції бігли попереду сенсу — відразу переходьте до справи.

Якщо ж питання не таке вже й термінове, скористайтеся функцією відкладеного відправлення повідомлення або листа. Так ви не забудете повідомити людини про зміни планів перед початком робочого дня.

Зворотна ситуація: припустимо не відповідати на робочі повідомлення после 19:00? Кожен вирішує самостійно. Якщо в людини така роль у команді, де він не розв’язує критичні питання, не відповідати в неробочий час — це норма. Знаю хлопців, які заходом сонця просто виходять із мережі, щоби ніхто не турбував. Якщо у вас у команді теж є такі люди, про всяк випадок дізнайтеся, хто ще зможе допомогти в ситуації «все горить», поки інший колега офлайн.

Слууухай, тут така справа …

Коли описуєте якусь проблему або ставите питання в месенджері, не варто вдаватися в зайві деталі. У своєму повідомленні закладайте всю необхідну інформацію і водночас пишіть коротко. Наприклад: «Привіт, Ваню! Такому-то співробітнику (доменне ім’я) потрібно дати доступ туди-то (посилання). Зроби, будь ласка». На початку речення також можна вказати, наскільки це терміново, щоби співрозмовник відразу зрозумів пріоритет завдання.

А можна зайти з іншого боку (але не треба!). Написати «Привіт», почекати 15 хвилин. Отримати у відповідь вітання й почекати ще 15 хвилин, а потім продовжити листування словами: «У мене тут з’явився новий груплід, йому треба надати доступ на розсилку…». Потім дочекатися, поки в тебе спитають його e-mail, доменне ім’я та інші необхідні дані.

Таке спілкування менш ефективне: через з’ясування деталей виконання простого завдання розтягнеться на кілька годин. Якщо ви володієте всією інформацією, краще в першому ж реченні викласти її повністю.

Форвардну я 100500 повідомлень, щоб не писати самому

Вважайте, що зараз ви скинули бомбу. По-перше, здебільшого пересилати довгі бесіди — неетично. По-друге, інша людина витратить час на читання маси зайвої інформації, перш ніж дійде до суті. Або навіть не стане читати, бо не зрозуміє, навіщо ви надіслали йому це все.

Замість пересилання перекажіть коротко суть діалогу й чітко сформулюйте запит до співрозмовника. Так ви заощадите його час і, ймовірно, вам дадуть відповідь швидше й охочіше.

Спочатку чатик — потім все вирішуємо

Усі важливі справи починаються з чату. Найчастіше це єдиний спосіб зібрати в одному місці проджект-менеджера, що вічно бігає мітингами, розробників, тестувальників, бізнес-аналітика на дистанційці й ще кілька людей на стороні клієнта. Іноді всі настільки захоплені листуванням, що примудряються настрочити сотню повідомлень за годину. І десь там, між обговореннями інфраструктури й вибором піци на вечірні посиденьки, висять важливі деталі з проєкту. Скролити це все — одне «задоволення».

Якщо інформація не потрібна всім учасникам, напишіть в особисті повідомлення конкретній людині. Якщо дані можуть бути корисні всім, але найбільше — комусь конкретному, то цю людину варто тегнути в повідомленні за допомогою @.

Є класна штука, якою ми з тіммейтами активно користуємося в чатах, — хештеги. Це зручна фіча для тих, у кого багато чатів із десятками учасників. Так, наприклад, у нашому ком’юніті інтерв’юерів є хештег для обговорення співбесід. Коли я буду шукати інформацію про певну співбесіду або кандидата, я просто виберу цей хештег і швидко все знайду. Теми для хештегів можуть бути найрізноманітніші. Закріплене повідомлення зі списком погоджених хештегів реально заощадить час.

Чек-лист перевірки повідомлення перед відправленням

• Переконайтеся, що месенджер — слушний інструмент для розв’язання цього питання. Буває, що відеодзвінок або особиста розмова більш ефективні.
• Ви обрали вдалий час для спілкування онлайн? Може, варто потерпіти до понеділка, якщо ситуація не критична?
• Ви зрозуміло й лаконічно описали свою думку?
• Ви перечитали повідомлення й не знайшли граматичних і смислових помилок.
• Поставили себе на місце одержувача свого повідомлення, знову перечитали й переконалися в пунктах вище.
• Ура, можна відправляти.