Успіх у деталях: управління проєктом як гарантія результату

За кожним успішним фільмом, окрім видатного режисера, завжди стоїть талановитий продюсер. А за кожним рекламним кейсом, окрім таланту креативної команди, — якісний менеджмент. Бо навіть за умови детального брифу та геніального креативу необхідна людина, яка продумає логістику проєкту, стежитиме за термінами й перевірить відповідність результату задачі. Також матиме відповіді на всі запитання клієнта і збере всіх на презентацію. Та ще й розважатиме жартами, поки всі приєднуються до зум-колу.

Тому SHOTS дуже прискіпливі до управління проєктами. Це одна з причин, чому до них повертаються 96% клієнтів.

Чому саме приділяють увагу менеджери та за що їх люблять клієнти агенції — розповідає операційна директорка SHOTS Марина Мартинова. 

Чесність 

Нам дуже важлива відкритість у стосунках із клієнтами. Тому ми ніколи не обіцяємо того, що не встигнемо або не зможемо. Також якщо маємо сумніви в якості майбутнього продукту. Ми вже не раз відмовлялися від класних проєктів через те, що завантаженість агенції не дозволяла реалізувати їх на належному рівні. Нагрібати проєкти лише заради кількості, портфоліо або грошей — це проти наших правил.

Проте коли ми заходимо в проєкт, наш клієнт точно впевнений, що залученість команди й менеджера буде на мільйон відсотків. Якщо десь припустилися помилки, ми не шукаємо виправдань. Ми чесно кажемо про це клієнту та докладемо всіх зусиль для її виправлення без шкоди якості й таймінгу. 

Якісний брифінг

Нам ніколи не соромно зізнатися, що ми щось не зрозуміли в продукті, або попросити ще один дебриф для роз’яснення задачі. Це напряму впливає на якість. Тому припущення «раптом подумають про нас щось не те» тут недоречні. 

Ми завжди кажемо клієнту, якщо із чимось не згодні. Можемо навіть посперечатися:) Фінальний результат набагато важливіший, ніж наше або клієнтське его. Тому класно, коли в спільній дискусії народжується найкраще рішення. І так, ми іноді ставимо забагато питань. Проте краще витратити зайву годину на брифінг, ніж кілька тижнів, роблячи щось «не в бриф».

Вчасне управління очікуваннями

Кожен день наші менеджери починають зі статусу клієнту. Якщо проєкт великий і складний, як-от знімання ролика, це покрокові звіти по всіх етапах. Якщо менший, то можуть бути пару речень із найбільш нагальними питаннями. Це допомагає тримати фокус на важливому та нічого не забути. Уже не раз такі щоденні статуси рятували долю проєкту:)

Клієнт завжди отримує від нас регулярну та структуровану вижимку всього необхідного, і жоден файл не називатиметься «01001010101min_icon.png».

До того ж ми завжди робимо це там, де зручно і зрозуміло клієнту. Хтось отримує статуси в телеграм, комусь необхідний зум-кол і «очі в очі». Для когось краще проговорити три хвилини телефоном, бо розривається між роботою та малечею.

Після кожного етапу, дебрифу й особливо зміни завдання ми відправляємо статус-репорти, щоб зафіксувати домовленості й упевнитись, що всі правильно один одного зрозуміли. Така наче звична для всіх деталь, проте й досі чую кейси, коли чомусь цього не роблять.

Якщо ми побачили, що щось може піти не по плану, завжди попередимо про це й запропонуємо декілька сценаріїв розв’язання проблеми. Думати на два-три кроки вперед — обов’язкова навичка всіх наших менеджерів.

Проєкти «під ключ»

Ми робимо все, щоб максимально вивільнити клієнта від участі в «текучці». У знімальних проєктах беремо на себе проведення тендеру (якщо відсутній свій закупівельний відділ), комунікацію з усіма знімальними та постпродакшен-студіями та будь-якими іншими підрядниками. 

Це стосується і стратегічних, і дизайн-проєктів, де можуть знадобитися додаткові спеціалісти. Ми займаємося пошуком таких людей, домовляємося про реалізацію, супервайзимо їхню роботу й разом доводимо все до потрібного результату.

Нашому менеджеру завжди відомо абсолютно все, що відбувається у проєкті. Тому клієнт знайде відповіді на всі свої запитання або просто гіфочку як підтримку, якщо настрій не ок:)

Такий процес вимагає від наших менеджерів надзусиль, часу та залученості. Проте вивільняє нашим клієнтам колосальний ресурс для розв’язання інших задач. А що сьогодні може бути ціннішим за час?

Робота над помилками

З новими клієнтами ми завжди проводимо фідбек-сесії. На них обговорюємо, як минув проєкт, що можна в майбутньому покращити або зробити по-іншому. У будь-яких стосунках є етап «притирки». Важливо, щоб у нас із клієнтом ставсь ідеальний метч, і всім хотілося надалі підкорювати разом вершини. 

Зараз впроваджуємо таку практику з поточними клієнтами. Завжди є куди розвиватись — неважливо, ви разом три місяці чи три роки.

Клієнт довірив нам найцінніше — свій бренд. Тому потрібно вибудувати такі стосунки, щоб не залишалося жодних сумнівів: результат проєкту для нас так само важливий, як і для клієнта.