Бесіда, а не допит. 28 питань, які варто поставити керівнику на зустрічі віч-на-віч

Чи не виникало у вас відчуття, що зустрічі віч-на-віч з керівником не дають жодного ефекту? Наприклад, ви просто проговорюєте стан справ або отримуєте апдейт у завданнях. Може навіть видатися, що на це вистачило б 15-хвилинної зустрічі або переписки. Таке відчуття, імовірно, означає, що з вашими зустрічами віч-на-віч щось не так. Можливо, хтось поводить себе надто пасивно або приділяє забагато уваги виключно досягненню KPI.

У своїй колонці для Harvard Business Review організаційні психологи Стівен Рогельберг, Ліана Крімер та Сідней Мередіт розповіли про часті помилки на подібних зустрічах, чому сам на сам з керівниками важливі та які 28 питань варто поставити менеджеру, щоб підвищити їхню якість. Ми підготували скорочений та адаптований переклад матеріалу.

Що не так з 1:1

Коли Бріанна почала працювати на новій посаді, їй сказали, що в неї будуть регулярні зустрічі віч-на-віч (1:1) з її менеджером Джейденом. Вона зраділа цій новині, бо побачила чудову можливість налагодити взаємини з новим керівником, узгодити дії, отримати від нього підтримку та менторство. 

Але її надії швидко розвіялися. Під час першої зустрічі Джейден зосередився лише на оновленнях проєкту та доручив їй кілька додаткових завдань. Так тривало протягом декількох тижнів. Бріанна регулярно залишала їхні зустрічі, відчуваючи, що її мікроменеджерять та не підтримують у розвитку.

Ця історія, на жаль, є однією з багатьох, які ми чули від працівників під час нашого дослідження про зустрічі 1:1 між керівниками та їхніми прямими підлеглими. Як писав Стівен у своїй книзі «Glad We Met: The Art and Science of 1:1 Meetings», хороша зустріч віч-на-віч задовольняє як практичні, так і особисті потреби працівника:

• практичні — інформація, інструкції, узгодження; 
• особисті — потреба в уважному ставленні, повазі, довірі та підтримці. 

Ці зустрічі є важливим джерелом зростання та підтримки для співробітника, а також сприяють успіху команд та організації в цілому.

Проте отримати такі бенефіти можливо лише тоді, коли бесіди спрямовані на задоволення потреб працівників. Зустрічі 1:1 зазвичай проводять менеджери. Саме тому вони часто зводяться до обговорення того, що на думці у них, а не в співробітника.

Плюс менеджери дуже рідко проходять навчання, як правильно проводити такі зустрічі. Через це вони часто повторюють дисфункціональні практики, з якими самі стикалися в кар’єрі.

Якщо через підхід вашого менеджера до 1:1 ви залишилися без підтримки та не почутими, то повинні самостійно спрямувати розмову на задоволення ваших потреб. Для цього потрібно ставити правильні питання.

Які питання варто поставити

Ми використали опубліковані дослідження та дані, зібрані в майже 200 співробітників щодо важливих тем для обговорення під час зустрічі 1:1. На основі них визначили 28 ключових запитань у семи широких категоріях. Вони допоможуть вам отримати максимальну користь від зустрічей з вашим керівником. Можете адаптувати та використовувати їх на власний розсуд.

Попросіть поради та допомоги

Використовуйте ці запитання, щоб отримати допомогу від вашого керівника щодо будь-яких завдань чи проєктів, з якими виникають труднощі. Вони також знадобляться, щоб висловити потребу в додаткових ресурсах, інформації чи підтримці.

• У мене виникають певні проблеми та труднощі з X. Чи можете ви допомогти мені зрозуміти, як успішно справитися з цим?
• Чи можете ви запропонувати мені будь-які ідеї щодо того, як отримати більше підтримки (людей, часу, фінансування) для реалізації Y?
• Що ви думаєте про мою ідею D? Чи маєте пропозиції, як її покращити? Можливо у вас є альтернативна ідея, яку варто розглянути?

Уточніть пріоритети та очікування

Хочете бути впевненим, що не відстаєте від графіка та працюєте ефективно? Переконайтеся, що ви та керівник розумієте одне одного. Розпитайте, які завдання потребують вашої найбільшої уваги з його точки зору.

• Як мені слід розставити пріоритети прямо зараз? Чи можете допомогти зрозуміти, чому cаме так?
• З огляду на моє робоче навантаження, чи берусь я за правильні проєкти та завдання?
• Чи досягаю я своїх цілей? Чи виправдовую ваші очікування? Чи слід мені перефокусуватися?
• Чи не пропускаю я певний контекст, пов’язаний із проєктами, над якими працюю? Наприклад, чому потрібно реалізувати проєкт X?

Узгодьте вашу роботу з організацією та її стратегією

Ставте запитання, щоб зрозуміти, як ваша роль пов’язана з ширшими стратегічними цілями організації та з тим, як її керівництво бачить майбутнє:

• Про які рішення, результати чи дії в керівництві компанії (або в інших підрозділах) мені було б корисно знати при роботі над власними ключовими завданнями?
• Як моя робота та завдання вписуються в ширші цілі та стратегію організації?
• Чи є речі, над якими зараз працює або міркує управлінська команда, котрі варто знати мені, враховуючи їхній потенційний вплив на мою роль?
• Про які оновлення в стратегічних пріоритетах компанії мені варто знати?

Шукайте можливості для зростання та кар’єрного просування

Приходьте на зустріч з думками про професійні короткострокові та довгострокові цілі. Запитайте керівника, які кроки ви повинні зробити, щоб досягти їх:

• Як мені підготуватися до ширших кар’єрних можливостей?
• Враховуючи напрям руху організації, як я можу вдосконалюватися та розвиватися, аби найкраще відповідати її цілям?
• Які сильні сторони, на вашу думку, я маю? Як вони можуть бути корисними в майбутньому?
• З вашої точки зору, на яку посаду мені слід цілитися в наступному кар’єрному кроці? Чому рекомендуєте саме її?
• Як ми можемо переконатися, що мій набір навичок буде найкращим чином використаний для підтримки команди та організації?
• Як ми можемо забезпечити повне розкриття мого потенціалу?

Отримайте фідбек про вашу роботу

Не варто перетворювати кожну зустріч на офіційну оцінку вашої роботи. Проте важливо періодично перевіряти та калібрувати стан справ, якщо ваш керівник не робить цього сам.

• Чи відповідаю я вашим очікуванням? Хотілося б дізнатися вашу думку про мою роботу.
• Як, на ваш погляд, я справляюся із завданням X?
• Чи не пропускаю якісь моменти, коли справа доходить до А або B?
• Що мені слід почати, припинити або продовжити робити?

Будуйте стосунки

Ваші 1:1 — критично важливе місце для побудови та розвитку ваших відносин з керівником.

Виділіть час на початку або наприкінці зустрічі для особистого спілкування. Можна запитати:

• Як проходить ваш день?
• Як у вас справи в цілому? Чи все у вас добре?
• Чим ви захоплюєтесь поза роботою?
• Чи є щось, що ви хотіли б дізнатися про мене? 

Пропонуйте підтримку

Керівники також потребують допомоги, щоб оптимізувати свою ефективність та продуктивність. Подумайте, як ви можете підтримати свого менеджера. Це також збільшить шанси отримати те, що вам потрібно під час 1:1.

Питання:

• Які ваші пріоритети на наступні Х днів? Як я можу допомогти вам з цим?
• Де я можу вас підтримати?
• Чи є щось, що не дає вам спати вночі, з чим я можу допомогти?

Як використовувати запитання

Для кожної зустрічі 1:1 оберіть одну чи дві категорії, на яких зосередитеся. Чергуйте їх або визначайте найбільш актуальні в конкретний момент. Ощадливо обирайте запитання — не потрібно ставити їх усі за один раз. Не соромтеся реагувати на відповіді керівника. Часто чудовим наступним питанням є просте «чому?». Так ви отримаєте стратегічні інсайти щодо логіки, мотивів та передумов, а також загальну картину, що стоїть за вашою повсякденною роботою.