Не отвечать на письма — невежливо. Почту игнорируют только неэффективные работники
Сложно представить себе ситуацию, когда вы говорите «Привет», а в ответ получаете молчание. В реальности люди не игнорируют друг друга, а вот с почтой это происходит куда чаще. И это даже не считается невежливым. Наступила эра цифрового снобизма. Психолог Алан Грант рассказывает, почему вы не можете игнорировать письма, даже если они сыпятся на вас без остановки.
Изображение: Pete Gamlen, The New York Times
У вас 1999 непрочитаных сообщений. Апокалипсис наступил
Да, наши почты тонут от количества рабочих писем. Недавний опрос показал, что в среднем у офисного сотрудника 199 непрочитанных сообщений. Ответить на все и сразу тяжело, а если отвечать моментально, то почта и попросту займет все рабочее время. Но оставлять письма без ответа совсем — невежливо.
«Я слишком занят, чтоб отвечать на письма в почте» на самом деле значит «У меня есть другие приоритеты». Это популярное оправдание: ответы на письма могут отнимать слишком много времени. Но если ваша работа связана с коммуникациями, большинство запросов должны получить ответы. У менеджера это должно быть в приоритете.
Исследователи собрали большую базу данных о цифровых привычках сотрудников Microsoft и обнаружили, что неэффективность менеджеров связана с медленными ответами на письма. Если менеджер отвечает вовремя, это говорит о том, что он добросовестный, организованный и надежный человек. Анализ людей разных профессий показал, что порядочность чаще всего говорит об эффективности человека. В свою очередь те, кто часто хамят в интернете, оказываются хамами и в жизни.
Конечно, отвечать абсолютно на все письма — абсурд. Если отправитель не задал нужный вопрос или забыл прикрепить важный файл, то это его факап. Но как отличить важное от менее приоритетного в почтовой переписке?
Если отправитель постоянно просит вас поделиться его контентом в соцсетях, познакомить с коллегами или проконсультировать по какому-то вопросу — такие письма можно игнорировать.
У всех есть границы: в некоторых компаниях есть политика работы с почтовыми запросами. Сотрудники таких компаний отвечают на письма с 9 до 10 утра и с 14 до 15 часов. И если запрос не срочный, то в другое время на письма можно не отвечать.
С другой стороны, трата рабочего времени на ответы в почте уменьшает эффективность менеджеров. Еще одно исследование показало, что сотрудник, который провел половину дня, отвечая на письма, становился неактивным в других рабочих задачах. Как же тогда работать с почтой эффективно?
Почта — ваш рабочий инструмент
То же самое исследование говорит, что если почта — ваш основной рабочий инструмент, то эффективность не падает. В среднем 60% работы любого менеджера — ответы на письма. Поэтому игнорировать их невозможно: это такой же рабочий инструмент, как и телефонные звонки в 90-х.
Через email другие люди помогают вам выполнять свою работу. С помощью писем можно получить ответы на вопросы или собрать информацию, которой нет в Google. Ваши приоритеты в работе должны включать приоритеты других людей. Помогать тем, кто помог вам — правильно и вежливо. К тому же, ритуал ответа на письма помогает войти в рабочий ритм с самого утра.
Если вы игнорируете письма, скорее всего у вас проблемы в рабочих процессах. Возможно, проблема не в потоке писем, а в организации вашей работы?
Что делать, если вы не можете оперативно ответить на email? Настройте автоответ, в котором укажите другие каналы связи. Messenger, Twitter, Slack — любой сервис, в котором вам удобно сортировать запросы и отвечать на них.
Еще один совет: короткий ответ лучше, чем никакой. Если вам пишут о том, в чем вы не разбираетесь — просто напишите, что это не ваша компетенция. Если письмо вас не волнует — просто напишите, что вам не интересно.
А еще можно поучиться у предков. В 1956 году писателю Э. Б. Уайту прислали письмо с просьбой стать членом одного комитета. На что он ответил: «Спасибо за приглашение. Я вынужден отказаться из-за тайных причин». Загадочно, вежливо — и никаких встречных вопросов.