Не только для командной работы: как я настроил Trello для контроля личных задач
Если поиск удобного таск-приложения превратился для вас в поиски священного Грааля, знайте, вы не одни. Один из отцов World Wide Web и сооснователь венчурного фонда Andreessen Horowitz Марк Андриссен поделился своим методом учета задач: он ведет рабочие карточки от руки. Методикой Андриссена заинтересовался журналист Брайан Йе. Он усовершенствовал ее, перевел в цифровой формат Trello и разобрался, как настроить приложение для эффективной работы. Публикуем перевод его статьи.
Знакомство с Trello
Trello — это приложение для управления проектами. Обычно его используют для совместной работы в команде, но Trello можно настроить и для одного человека.
Главное преимущество этого таск-менеджера в том, что он позволяет отслеживать прогресс сразу по нескольким проектам. Можно посмотреть все задачи скопом и понять, как движется работа.
В Trello есть три основных рабочих инструмента:
- доски — это рабочее пространство, по сути список со списками (то, что на скриншоте ниже);
- списки — это группа карточек, расположенная в столбик;
- карточки — это задачи.
Настраиваем Trello
Сначала нужно зарегистрироваться на сайте Trello. Таск-менеджер есть и в десктопной, и в мобильной, и в веб-версии. На каждой платформе можно настроить уведомления — приложение будет напоминать о задачах и дедлайнах. По умолчанию доска нового пользователя выглядит так:
Создайте три самых важных списка
Чтобы быть продуктивным, Йе советует распределить задачи по трем основным спискам:
- список задач — для срочных и приоритетных задач;
- список для наблюдения — для несрочных, но приоритетных задач;
- список на потом — для несрочных и неприоритетных задач.
Эти списки помогут вам правильно расставить приоритеты и сосредоточиться на главном. Чем меньше списков, тем лучше для вас и отслеживания вашей продуктивности. Создайте их на чистой доске.
Создайте карточки
Теперь в каждом списке можно создать карточки. В них удобно расписывать детали задачи, ставить дедлайны и прикреплять нужные файлы. Карточки можно перемещать в другие списки или менять порядок, просто перетаскивая мышкой.
Списки для отслеживания продуктивности
Чтобы отслеживать текущие дела, создайте еще два списка: «Задачи на сегодня» (Today) и «Выполненные задачи» (Done). Вот как это выглядит:
Планировать дела на день лучше с вечера. Если по ходу работы у вас появляются новые задачи, вносите их в один из трех списков по приоритетности.
Чек-листы
Если вам нравится ставить галочки напротив выполненных дел, в Trello это можно делать с помощью чек-листа. Он подойдет для многошаговых задач, чтобы следить за ходом работы. Вот как может выглядеть такой чек-лист:
Повторение задач
Если вы постоянно верстаете тексты, обрабатываете фотографии или выполняете другие задачи, создавать для них карточки каждый день нет смысла. Для этого в Trello есть специальное расширение — Card Repeater. Его можно скачать в разделе Power-Ups. Чтобы применить расширение к конкретной задаче, нажмите на нее и выберите функцию «Повторить». Там же можно настроить частоту повторения.
Другие полезные расширения:
- Google Drive и Dropbox — эти два расширения дают Trello доступ к вашим файлам, чтобы их было удобно прикреплять к задачам;
- Evernote — если вы пользуетесь этим сервисом для заметок, то связав его с Trello, сможете прикреплять заметки к карточкам;
- Календарь — таск-менеджер будет показывать ваши задачи в календаре, что удобно для отслеживания задач на день и планирования.
Списки задач из e-mail
В Trello также можно создавать задачи на основе писем. Эту функцию можно добавить в настройках электронной почты. Тема письма превратится в название задачи, текст письма — в описание, а прикрепленные файлы — во вложения. Подробнее о задачах из e-mail можно почитать здесь.